Что считается коммерческой тайной

У многих видов бизнеса есть информация, которую надо хранить в секрете. Программный код, рецепты косметики, рекламные стратегии, база клиентов — тайной может стать всё, что угодно. Бизнес может потребовать соблюдать конфиденциальность, если введёт режим коммерческой тайны. Закон 98 ФЗ о коммерческой тайне.

Режим тайны должны соблюдать все, кому компания предъявляет такое требование — сотрудники, партнёры по бизнесу, подрядчики. 

Чтобы ввести режим коммерческой тайны, компания знакомит с положением о тайне всех сотрудников. При этом они должны не просто знать о тайне, но и подтвердить подписью, что действительно прочитали положение. Важные документы и материалы о тайне хранятся в сейфе и шкафах, которые закрываются на ключ. Все носители тайны обозначаются грифом «Коммерческая тайна», а сотрудникам наглядно показывают, какие документы считаются тайной, а какие нет. 

Доступ к тайным сведениям обычно имеют те, кому они нужны для работы. Для защиты тайны могут вводить ограничительные меры. Например, в банках закрывают свободный доступ в интернет и оставляют только рабочие сайты. Также с сотрудниками могут заключать соглашение о конфиденциальности (NDA), которое запрещает разглашать данные и разъясняет ответственность за разглашение. Ограничительные меры в NDA могут быть разными — могут, к примеру, указать, что какое-то время после увольнения нельзя работать у конкурентов или выезжать за границу.

Что будет, если не ввести режим тайны 

Режим коммерческой тайны помогает компании застраховаться от ситуаций, в которых секреты компании узнают все. Например: 

Бывший сотрудник Zenimax Media раскрыл своему новому работодателю Facebook секрет производства очков виртуальной реальности, в создании которых принимал участие. Zenimax Media удалось получить значительную компенсацию благодаря тому, что в компании до этого предприняли меры по защите коммерческой тайны. 

«Яндекс» уволил остатки старой команды портала «Кинопоиск» за то, что они обсуждали в общем чате Skype решение «Яндекса» превратить портал в онлайн-кинотеатр. В чате были третьи лица, бывшие владельцы сервиса, что превратило неформальную переписку в нарушение NDA.

В этих примерах бизнес пострадал случайно. Но часто бывает, что сотрудники и партнёры разглашают информацию намеренно — продают её конкурентам или используют для собственной выгоды. Например, компанию Cambridge Analytic обвиняют в том, что она собирала личные данные пользователей Facebook, чтобы повлиять на исход президентских выборов в 2016 году. 

Кому подойдёт режим 

Режим коммерческой тайны может по закону ввести любой бизнес — ограничений нет. Но чтобы получить компенсацию за убытки, компании придётся задействовать немало ресурсов. Чтобы ввести режим тайны, нужно собрать много бумаг, создать положение о тайне, указать, что считается тайной, у кого к ней есть доступ и на каких условиях. Также компании предстоит следить, чтобы все в компании соблюдали режим — например, получали доступ к ограниченному количеству информации или не уносили секретные документы домой. 

Если сотрудник разгласит тайные сведения, нужно будет подавать в суд. В суде недостаточно предоставить скриншоты переписок или записи разговоров. Компании понадобится провести собственное расследование: собрать комиссию из сотрудников и экспертов, составить акт, собрать доказательства.

Всё это — трата времени и денег. Поэтому режим тайны лучше вводить компании, у который есть ресурсы на отстаивание своей правоты в суде. 

Что считается тайной 

Чтобы ввести в компании режим тайны, сначала надо решить, что тайной считается. Например, это могут быть базы данных, куски программного кода или технологии производства. 

Если не указать, что рецепт косметического крема — тайна, он и не будет считаться тайной. 

Тайной может быть любая информация — при следующих условиях: 

• Бизнес защищает тайну. Компания вводит режим коммерческой тайны, запрещает разглашать информацию, сообщает сотрудникам об ответственности.
• Посторонние не знают о тайне. Компания описала в обучающем гайде для сотрудников скрипты продаж. Эта информация не может быть тайной, если это не оговорено отдельными условиями.
• К тайне нет публичного доступа. Компания не делится стратегиями по развитию в интернете, не выкладывает данные о клиентах в открытый доступ. 

Исключение из коммерческой тайны — публичная информация. О ней сотрудники могут говорить на законных основениях. К публичной информации относятся:

• данные о компании — число сотрудников, информация о невыплатах зарплат и пособий, открытых вакансиях
• данные из учредительных документов
• данные о наказаниях и нарушениях — если в компании дискриминируют сотрудников, об этом нужно рассказывать
• о нарушениях, связанных с жизнью и здоровьем людей, загрязнением природы — если компания сливает отходы со своего завода в реку, вы вправе об этом рассказать
• об условиях приватизации госсобственности
• всё, о чём компания должна рассказывать по закону — например, страховые компании обязаны публиковать годовые балансы и счета прибылей и убытков 

Как составить список того, что считается тайной

Есть данные, которые в коммерческой тайне указывать нельзя — их перечень содержится в статье 6 закона РБ «О коммерческой тайне». Это сведения:

• из учредительных документов юрлица
• о недвижимом имуществе
• о задолженности нанимателей по выплате зарплаты
•  о сумме налогов
• о количестве и составе работников
• об условиях и охране труда 

Всё, что не попало в этот список, может считаться тайной. Например: 

• база данных клиентов или поставщиков
• программные коды 
• неопубликованные статьи
• рекламные стратегии
• рецептуры новых продуктов и пр.

Лучше расписать перечень и виды тайных сведений подробно — например, база данных «Альфа», исходный код программы «Бета». 

Как работать с тайной 

Когда вы составили список тайных сведений, надо описать, кто, как, на каких условиях может с ними работать. Единых правил для этого нет. Но лучше указывать конкретно — так в случае суда будет ясно, что виновник знал, что нарушает режим. Образец положения о коммерческой тайне.

Стоит указать: 

• Кто имеет доступ к тайне и к какой именно информации. Бухгалтер может иметь доступ к данным о зарплатах сотрудников, но не знать ничего о стратегии продвижения компании;
• Как можно передать информацию, не нарушая положение о коммерческой тайне. Например, можно высылать новым партнёрам предложение о сотрудничестве после того как те подпишут соглашение о неразглашении информации;
• Что можно делать с тайной и кому конкретно. Юрист компании может иметь доступ ко всем оригиналам документов о коммерческой тайне, заместитель директора — только забирать копии документов домой;
• Чего нельзя делать с тайной и кому. Например, сотрудникам можно запретить копировать любые данные на флешку или пересылать данные в корпоративных мессенджерах. 
• Как защищается тайна. Например, работники не копируют информацию о тайне никаким образом, не сообщают сведения о ней в разговорах или переписках.
• Как долго нельзя разглашать информацию после увольнения. Компания может указать любой срок. Если срок не указан, по закону работник должен хранить тайну 3 года.  

Какие документы оформить

Приказ о коммерческой тайне. В нём указан список данных, которые считаются тайной. Также нужно указать, кто подписывает приказ.

Положение о коммерческой тайне. В положении рассказано, что считается тайной, кто и на каких условиях с ней взаимодействует, что можно и нельзя делать с тайной. Документ будет работать только после вступления в силу приказа о коммерческой тайне.

Подписи работников. Все сотрудники должны подтвердить, что ознакомились с положением и приказом и знают о том, что тайна есть. 

Изменения в трудовом договоре. В договор нужно добавить пункт о том, что сотрудники ознакомились с тайной и обязались выполнять требования в связи с её конфиденциальностью.

Гриф «Коммерческая тайна». Его нужно ставить на документы любых форматов с информацией о тайне. Диск с записью презентации рекламной стратегии, отчёт о прибыли, договор — не важно. Без грифа сотрудник может подумать, что информация не считается секретной.

Запомнить

1. Режим коммерческой тайны может ввести любой бизнес — неважно, маленькая вы кофейня или корпорация. 
2. Если режим тайны нарушен, компания вправе отстаивать свои права в суде, уволить виновника и требовать денежной компенсации.
3. Чтобы оформить тайну, надо собрать ряд документов и ставить гриф «Коммерческая тайна» на все тайные документы. 
4. Чтобы режим тайны соблюдался, нужно усложнить к ней допуск сотрудников и сообщить об ограничениях — указав данные о тайне в трудовом договоре и собрав подписи.