5 советов в непростые для бизнеса времена

Что нужно знать о кризисе

Кризис, как налоговый инспектор, всегда приходит неожиданно. Кризис — великий индикатор. Он приходит и показывает слабые места компании, ее болевые точки. Но, к сожалению, когда он наступает, у большинства уже нет ни времени, ни ресурсов на исправление прошлых ошибок. Готовь сани летом, а компанию к кризису — в благополучные времена, при растущем рынке.

Моженков в своей книге приводит пять направлений бизнеса, рассказав, на чем в каждом из них стоит сфокусироваться в кризис.

Финансы

• Начните считать EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization, дословно — «прибыль до процентов, налогов и амортизации»). Тогда вы будете понимать, насколько эффективна компания, каковы тенденции ее развития, куда вы движетесь, или насколько быстро падаете. Начав считать EBITDA, вы автоматически станете фокусироваться на том, как увеличить доход, А также начнете придумывать как оптимизировать, за счет чего урезать операционные и общие расходы.

• Составьте бюджет доходов и расходов компании на месяц или квартал — дальше не заглядывайте. Помните: в кризис бюджет — это документ, который должен находиться у гендиректора на столе, в компьютере/планшете/смартфоне и в голове.

• Составьте список всех партнеров компании. Решите: у кого попросить отсрочку платежа? Кого попробовать перевести на предоплату? С кем попытаться перезаключить договор с пунктом о моратории или предложить разбить платежи?

• Выберите время, когда будете анализировать ДЗ (дебиторские задолженности) и ПДЗ (просроченные дебиторские задолженности) компании. Назначьте ответственных за каждую сумму и каждого контрагента. Если посчитаете нужным, подключайтесь сами.

• Оптимизируйте фонд оплаты труда. Посчитайте соотношение ФОТ и валовой прибыли компании. Продумайте, какая цифра устроит вас в следующем месяце или квартале.

• Проанализируйте свой рекламный бюджет. Выясните, какие рекламные каналы приносят вам максимум потенциальных и реальных клиентов. Определите, от каких неэффективных каналов рекламы можно отказаться.

• Оптимизируйте налоги (в рамках закона).

• Посчитайте, сколько ваша компания тратит на социальные расходы. Примите решение, что урезать. Исходите из главной цели компании в кризис: выжить.

• Составьте список крупных инвестиций компании. Оцените финансовое положение и решите, что будете замораживать. Помните: кризис — время неопределенности, дальше может быть хуже и тяжелее. Заморозьте все закупки, без которых бизнес может обойтись. И выработайте привычку анализировать все мелкие расходы компании.

Клиенты

• Эффективная компания невозможна без CRM-системы — прикладной компьютерной программы для управления взаимоотношениями с клиентами. Программное обеспечение автоматизирует рутину.

• Разделите обязанности и роли в отделе продаж. Пусть первая группа собирает информацию о потенциальных клиентах. Вторая — налаживает контакты, ведет переговоры.

• Регулярно обновляйте информацию. По статистике, в среднем за год в клиентской базе устаревает около 30% данных. 

• Для анализа базы компании также используется RFM-анализ. Он позволяет сегментировать клиентов и прогнозировать их поведение, исходя из прошлых действий путем ранжирования по трем показателям: recency (новизна) — как давно клиент оставил контакты или что-то купил у вас; frequency (частота или количество) — сколько всего раз клиент покупал у вас; monetary (деньги) — выручка, поступившая от клиента.

• Определите свои «золотые» 20% клиентов, которые часто покупали и оставили в кассе больше других. Сконцентрируйтесь на них. Разделите их между топ-менеджментом и сотрудниками. Поставьте две цели, сделайте так, чтобы они продолжали покупать у вас и не ушли к конкуренту.

• Подсчитайте себестоимость товаров/услуг компании. Проанализируйте клиентскую базу: есть убыточные клиенты? Или те, с кем вы работаете «в ноль», по себестоимости? Если нашли таких, приглашайте их на переговоры и предлагайте перезаключить контракт.

• Разработайте стратегию удержания постоянных клиентов и превращения «обычных» клиентов и потребителей в постоянных. Ежедневно отслеживайте, сколько из них совершили повторные покупки.

• В кризис постоянно держите на контроле коэффициент ROMI (Return on Marketing Investment или показатель рентабельности рекламных кампаний). Анализируйте: насколько эффективна маркетинговая кампания? Правильно ли распределяется рекламный бюджет? Если нет — принимайте срочные решения: корректируйте стратегию, меняйте каналы коммуникации.

Бизнес-процессы

• Составьте список непопулярных решений и мер, которые вы боялись, не хотели или не успевали провести до кризиса. Начните их системно внедрять.

• Оцифровывайте компанию. Создавайте свою панель управления бизнесом. Утром и вечером анализируйте показатели, принимайте решения только на основании цифр. Выберите показатели будущего. Уделяйте им максимум внимания, держите их на постоянном контроле.

• Проведите ревизию активов. Составьте управленческий баланс — с учетом амортизации. Посчитайте КИПМ (Фактическая производственная мощность / Потенциальная производственная мощность × 100%) для каждого актива и смело избавляйтесь от всего лишнего.

• Переведите часть сотрудников на удаленку.

• Сократите организационную структуру. Соберите с руководителей бизнеса планы работы и видение ими развития компании. Проанализируйте, кому не хватает компетенций и/или мотивации. Примите смелое, но взвешенное решение по каждому «отстающему».

• Проанализируйте: от чего можно избавиться на складе? Что продать? Разработайте предложения для ключевых и других клиентов. Избавьтесь от брака и неликвидов. Оптимизируйте складские расходы. Закупайте только самое необходимое. И только через тендерный комитет.

• Если вы уже освоили интернет-продажи — отлично, развивайте это направление. Если нет — осваивайте.

• Продумайте: какую потребность клиентов вы можете решить новым продуктом? Не повторяйте ошибки бизнеса, когда сначала делают продукт, а потом ищут, кому его продать. Четко просчитайте будущие затраты: сколько времени и денег понадобится для выпуска новинки. Выпустили — предлагайте ключевым клиентам. Следом — остальным по своей базе. И только после них — рынку.

• Составьте список топ-руководителей и ключевых сотрудников, которые войдут в антикризисный штаб. Назначьте день и время первой встречи. Оповестите участников. Обратитесь ко всем сотрудникам компании с просьбой присылать предложения и идеи. Введите KPI для топ-менеджмента: количество антикризисных инициатив за определенный отрезок времени.

• Соберите предложения от сотрудников, как уменьшить потери. Проанализируйте и внедряйте их. 

Сотрудники

• Определите ядро компании. Составьте списки ключевых управленцев и ценных специалистов. Сообщите им, насколько они важны для компании. Создайте им максимально комфортные (насколько возможно в кризис) условия работы. Создайте быстрый резерв кадров. Продумайте, кто в случае чего может заменить ключевых сотрудников.

• Измените мотивацию сотрудников. Завязывайте сотрудников на достижение финансовых показателей. Обязательно вводите командный бонус.

• Выстройте эффективный внутренний маркетинг. Честно расскажите сотрудникам о происходящем в бизнесе, об антикризисных мерах. Стройте антикризисную корпоративную культуру. Щедро раздавайте звания. Ищите, замечайте и отмечайте их маленькие победы.

Личный стиль руководителя

• Есть три этапа трансформации руководителя: эксплуататор, управляющий, коллега. На каком этапе вы сейчас? Если у вас небольшая компания, всего 3–5–7 продавцов, начните продавать сами. 

• Подумайте: есть ли поступки, из-за которых ваши коллеги могут таить на вас обиду? Что вы можете сделать, чтобы исправить положение? 

• Составьте список: что вы хотели попросить у других, но боялись? Попросите.

• Запишите пять своих болезненных ошибок, которые приходят в голову. Чего вы не хотите допустить вновь? Проанализируйте ошибки, сделайте выводы. Регулярно пополняйте этот список и держите его перед глазами.

• Подумайте: чего вы давно хотели, но даже не позволяли себе об этом думать? Найдите то, что будет вас зажигать.

• Разрешите себе отдыхать.

• Принимайте решения быстро. Решили — сделали — получили результат. Через обратную связь принимайте дальнейшие решения

• Ежедневно следите за кривой кризиса. Анализируйте: вы падаете медленнее конкурентов или нет? Падение замедлилось? Прекратилось? Уже пора добавлять ресурсы и двигаться вперед? Увидели, что конкурент закрылся, освободилась ниша? Самое время рвануть и занять его долю рынка!

• Увеличьте рабочее время. Если раньше вы работали 8 часов — в кризис работайте 9–10. Трудились 10 — переходите на 11–12.

• Переходите на «ручное управление», так называемый кочевой менеджмент. Заприте снаружи свой кабинет и не заходите в него. Будьте со своими сотрудниками.

• Проводите встречи один на один с ключевыми управленцами и ценными сотрудниками. В офлайне и онлайне. Излучайте уверенность, настраивайте людей на хорошее, поддерживайте, мотивируйте.

Конкурируйте с самим собой вчерашним, соревнуйтесь с конкурентами, смотрите в будущее, оттачивайте умение прогнозировать и придумывать завтрашний день. Ищите и замечайте новые возможности, шансы. Анализируйте и дерзайте!