Как превратить время в помощника

Из чего состоит матрица

Матрица Эйзенхауэра названа так в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Именно ему принадлежит идея распределять задачи на важные и неважные, а также срочные и несрочные. Считается, что своей продуктивностью Эйзенхауэр обязан созданному им методу. Сам метод помогает подсветить действительно первостепенные дела и отсечь те, которым не следует уделять внимание. 

Матрица Эйзенхауэра может быть представлена в различных табличных формах, но «система координат» будет всегда включать две «оси» – важность и срочность. Чем более срочным и важным является какое-то дело, тем более высокий приоритет ему присваивается, и наоборот.

                                    Задачи в матрице Эйзенхауэра

Важные и срочные 1	Важные и несрочные 2
Неважные и срочные 3	Неважные и несрочные 4

«На мой взгляд, матрица Эйзенхауэра – отличный инструмент для того, чтобы определить, из чего именно состоит ваша жизнь: какую часть в ней занимает работа, чем вы заполняете свободное время и не только. Это также инструмент, который помогает проанализировать повторяющиеся действия и понять, почему вы недостаточно эффективны», – говорит Инесса Фирсова, бизнес-тренер, консультант, автор и ведущий курсов по личной эффективности и тайм-менеджменту.

По мнению Анастасии Хамаза, психолога-консультанта, неотъемлемым плюсом матрицы Эйзенхауэра является простота ее использования: не нужно обладать специальными способностями или навыками, чтобы начать применять этот метод в своей жизни. 

«Матрица позволяет визуализировать и вербализировать свои задачи, что помогает четко сформулировать итоговую глобальную цель. Этот метод подойдет и бизнесменам, и даже домохозяйкам, у которых также масса дел, связанных с бытом, детьми, хобби и семейными мероприятиями», – обращает внимание Хамаза.

При этом Инесса Фирсова предупреждает, что матрица Эйзенхауэра не подойдет для ежедневного использования, но это хороший инструмент для общей оценки вашего подхода к тайм-менеджменту: как вы управляете собственным временем, как распределяете рабочие и личные задачи, верно ли расставляете приоритеты. 

«Нужно понимать, что инструмент этот достаточно трудоемкий, он потребует времени для анализа и выводов. Но если применять матрицу Эйзенхауэра для оценки эффективности планирования и расстановки приоритетов, то в итоге можно выстроить четкую систему тайм-менеджмента, которая высвободит дополнительное время и позволит повысить эффективность в разных сферах жизни», – отмечает Фирсова.

Как правильно пользоваться матрицей

В матрице Эйзенхауэра для каждого вида задач предусмотрено свое действие.

Самые важные и безотлагательные дела следует выполнить в ближайшее время. Зачастую они могут прямым образом негативно повлиять на ту или иную сферу жизни человека (например, ухудшение здоровья или потерю работы). В отношении именно профессиональной деятельности эти задачи можно отнести к кризисным: без их выполнения невозможно будет дальше продолжать проект либо их невыполнение в срок грозит значительными потерями компании, материальными или репутационными.

Важные, но несрочные задачи можно сместить на определенное время. Следует четко запланировать, когда вы приступите к ним, и не откладывать дольше нужного. К примеру, срочная рабочая задача может быть отложена на некоторое время, в отличие от форс-мажора в семье.

Неважные, но срочные задачи зачастую можно делегировать кому-то еще. Например, другому сотруднику, члену семьи или нанятому специально для этих задач человеку. Если перепоручить такую задачу некому, следует задать вопрос: «Точно ли мне нужно это сделать?» Если ответ негативный, просто уберите задачу из списка дел. Если ответ позитивный, сместите задачу на несколько пунктов вниз списка.

Неважные и несрочные деламы сами нередко ставим на слишком высокое место и придаем им излишне большое значение. К таким задачам обычно относятся те, что можно выполнить достаточно быстро, но их количество не позволяет закрыть этот пункт личного плана оперативно. Поэтому люди откладывают подобные задачи из раза в раз, создавая из них своеобразный «снежный ком». В списке задач этого вида необходимо научиться без зазрения совести отказываться от тех, которые никак принципиально не повлияют на вашу жизнь или самочувствие, а также от тех, которые навязаны вам другими людьми из-за вашего чувства вины или гиперответственности.

Способы решения задач в матрице Эйзенхауэра

	Срочно	Не срочно
Важно	Сделать прямо сейчас	Запланировать на ближайшее время
Не важно	Делегировать кому-то другому или отложить	Отказаться совсем, если возможно

Предположим, у вас осталось всего 2 часа, чтобы сдать важный отчет начальнику. При этом коллеги попросили вас собрать деньги на подарок генеральному директору, его день рождения уже завтра. Вы ничего не успеваете, но на сегодня также записаны в автосервис – вроде бы ничего критичного, но вы откладываете эту задачу уже неделю, а ближайшая запись возможна через месяц. Окончательно рушит все ваши планы внезапно разболевшийся зуб, боль настолько сильная, что сложно сосредоточиться на чем-либо еще.

В этом случае приоритетность ваших дел следует выстроить так:

1. Запись и поход к стоматологу. Это срочно и важно, так как мешает выполнению всех других задач, текущих и будущих.
2. Завершение отчета для начальника. Это срочно, но менее важно, чем собственное здоровье. Если до записи к зубному остается время, постарайтесь сдать начальнику хотя бы черновую версию документа. Если нет, то пообещайте сделать это в кратчайшие сроки сразу после врача (все-таки это форс-мажор).
3. Сбор денег на подарок генеральному директору. Это срочно, ведь купить подарок нужно уже сегодня, но не столь важно, как первые два пункта. Перепоручите это дело кому-то еще.
4. Поездка в автосервис. По сравнению с другими задачами эта уже не является ни срочной, ни важной, смело отменяйте ее на сегодня. Даже если в машине что-то барахлит, следует отложить решение этой проблемы, так как, в отличие от первых двух задач, которые значительно смещают ваш тайминг, здесь у вас есть выбор – какое-то время поездить на каршеринге или общественном транспорте.

При этом порядок ваших действий будет несколько отличаться от приоритета задач: 

1. Сначала вы запишетесь к врачу.
2. Потом делегируете задачу по сбору денег и покупке на них подарка кому-то из коллег, так как в общем смысле ее исполнение нельзя отсрочить.
3. Затем оповестите автосервис об отмене вашей записи.
4. После посетите стоматолога.
5. И в конце концов завершите свой отчет по работе.

Обратите внимание, что в этом списке те задачи, которые занимают меньше всего времени, находятся наверху, а самые трудоемкие – внизу.

Одним из основных минусов матрицы Эйзенхауэра психолог Анастасия Хамаза называет субъективность расстановки приоритетов, целей и задач. Из-за ошибок самовосприятия человека, а также сложностей с критикой, оценкой и анализом личной реальности правильная, адекватная расстановка приоритетов может быть нарушена или иметь погрешности. В связи с этим различные эксперты советуют хотя бы один раз составить матрицу Эйзенхауэра вместе со специалистом – экспертом по тайм-менеджменту или своим личным психологом. Можно это также сделать с другом или коллегой, мнению которого вы доверяете, таким образом в матрицу добавится независимый взгляд.

«Дополнительным минусом можно назвать чрезмерную объемность матрицы. Далеко не все готовы будут на постоянной основе анализировать и заполнять такой пласт информации. В связи с этим я бы рекомендовала использовать этот метод раз в полгода-год в кризисные моменты. Для более частого использования можно рассмотреть другие инструменты, например метод Kanban или технику Pomodoro», – рассказывает Хамаза.

Как внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент

Не существует единого правила, как, когда и с помощью каких инструментов необходимо приступать к тайм-менеджменту или управлению своим временем. Правильнее делать это в тот момент, когда вы понимаете, что используемые методы уже не приносят необходимого результата.

«Чаще всего люди начинают обращаться к тайм-менеджменту в период осознания нехватки времени, когда количество дел растет, а физически и эмоционально человек не справляется с выполнением задач либо справляется, но недостаточно эффективно. В этом случае не стоит сразу кардинально менять жизнь, необходимо начать с азов», – советует Анастасия Хамаза.

По ее словам, начать необходимо с составления плана дня. В нем обязательно должны присутствовать не только рабочие задачи и важные встречи, но и такие ежедневные действия, как прием пищи, покупка продуктов, звонок родителям. 

«Дело в том, что мы зачастую заполняем свой день только срочными и обязательными делами, забывая даже поесть. Разовые действия – например, выбор и покупку подарка ребенку на день рождения – также необходимо указать в этом плане», – говорит Хамаза.

После составления списка дел можно переходить к этапу разбивки их по временным промежуткам: допустим, на одну задачу нужен примерно час, а на другую потребуется всего 15 минут. Эксперты советуют оставлять в своем планере «пустые» полчаса примерно на каждые 3–4 часа. Это позволит вам без лишнего стресса продлить выполнение сложной задачи на нужное время или без потери эффективности разобраться с возникшим форс-мажорным обстоятельством. Нелишним будет вести планировщик дел в электронном виде – в специальном приложении на смартфоне или просто в заметках. Это избавит от ситуации, когда листок с планами куда-то пропал и придется снова тратить время на составление копии.

С чего начать свой тайм-менеджмент

Составьте максимально подробный список своих ежедневных задач. Отдельно разделите их на рабочие и личные, задачи на будние дни и выходные.

Определите, какие задачи из списка являются для вас обязательными для выполнения каждый день, а какие теоретически можно перенести на следующий день в случае необходимости. Присвойте разному типу дел разные цвета.

Рассчитайте, сколько времени у вас уходит на разные типы задач. 

Создайте шаблон для ежедневных, ежемесячных и ежеквартальных дел. В нем будет список из тех дел, которые повторяются на регулярной основе. Такие шаблоны удобно хранить в электронном формате и использовать каждый раз, чтобы заново не вводить одни и те же данные, а только редактировать и дополнять их. 

«Чтобы научиться наиболее эффективно вести свои дела, первым делом следует поменять позицию «пожирателя времени» на позицию «инвестора времени», то есть человека, который каждую минуту своей жизни использует так, чтобы реально достигать поставленных целей. Этот подход не про трудоголизм, а про умение наслаждаться жизнью и понимать, что вам необходимо в конкретный ее момент», – делится Инесса Фирсова.

По ее мнению, «инвестор времени» не доводит себя до выгорания и не гонится за сиюминутными победами, он понимает, что большие цели следует «разложить» на несколько маленьких и идти к ним постепенно. 

«В каком-то смысле «инвестор времени» собирает все сливки: он изучает и применяет самые действенные практики управления временем, самоорганизации, повышения личной эффективности. При этом не слепо следует советам, а учитывает свои личные возможности и особенности и постоянно совершенствуется, но в удобном для себя темпе», – рассказывает Фирсова. 

Она также отмечает, что чаще всего проблемы с тайм-менеджментом возникают из-за того, что человек пытается делать что-то полезное каждую секунду своего времени. Это опасный путь, который неизбежно приводит к выгоранию, уверена эксперт.

«Вторая проблема – неумение планировать собственный отдых, которое приводит к эмоциональному истощению. Это умение так же важно, как и умение планировать свою работу, потому что качественный отдых напрямую влияет на вашу эффективность, – продолжает Фирсова. – Третий момент – непонимание того, что для разного типа людей подходят разные методики тайм-менеджмента. Например, есть люди иррационального типа, их эффективность и рабочая активность зависят от настроения. Если не учитывать это и пытаться для «иррационала» использовать рациональный подход (цель – план – контроль сделанного), то он не будет достаточно замотивирован и в какой-то момент нарушит все возможные дедлайны». 

Типичные ошибки в тайм-менеджменте

Не включать отдых в расписание дня. В том числе постоянно работать в выходные, это должно быть исключением, а не правилом. 

Откладывать первостепенные потребности на потом, в частности прием пищи. Такой подход только повысит вашу раздражительность и снизит мотивацию для выполнения задачи.

Не следовать своему плану. Здесь главные «враги времени» – соцсети. В отведенный на работу временной промежуток исключите их из своего поля зрения, как и другие отвлекающие факторы. При этом обязательно делайте небольшой перерыв от работы хотя бы каждые полтора часа. 

Неадекватно оценивать свои возможности. Даже если вы первоклассный сотрудник, крайне важно не брать на себя больше рабочих задач, чем вы физически и морально способны выполнить без негативных последствий для себя.

Позволять другим людям ставить приоритеты за вас. Если начальник пришел с новой срочной задачей, не стоит тут же хвататься за нее. Перечислите ему свой текущий пул задач и спросите, какие из них вы можете отложить, чтобы взяться за новую. Так вы проинформируете руководителя, что сроки других задач сдвинутся, и покажете готовность к обсуждению и компромиссам.

Сейчас любому желающему доступно большое количество инструментов для выстраивания личного тайм-менеджмента. Большинство экспертов убеждены, что на первое время вполне хватит одного. Это может быть случайно выбранный инструмент, «на пробу». 

Изначально достаточно выбрать один инструмент для выстраивания тайм-менеджмента. Это не обязывает вас использовать его всю оставшуюся жизнь, но позволит с чего-то начать. Мы все очень индивидуальны, и то, что подойдет одному, совершенно необязательно подойдет другому. Не страшно, если выбранная техника оказалась для вас неэффективна или перестала подходить под ваши задачи. Станьте исследователем в этом вопросе, попробуйте разные техники и сформируйте из них совокупность тех, которые будут комфортны и эффективны именно для вас. 

Фото обложки: Shutterstock.AI/FOTODOM