Коллега отпускает в вашу сторону агрессивные комментарии? Сотрудница «сливает» секреты компании? Всё это — нарушение делового этикета, которое сильно вредит репутации. Рассказываем, как корректно общаться с окружающими, чтобы избежать недопониманий.

24 марта
Лариса Кондратенко

Внешнее впечатление

Дресс-код

Нужен дресс-код или нет, зависит от конкретной компании. В офисах корпораций обычно соблюдают строгий деловой стиль. Для мужчин это классический однотонный костюм, рубашка и брюки, для женщин — однотонная блузка, юбка по колено и туфли на низком каблуке. В демократичных компаниях руководители не так строги к дресс-коду, и там сотрудники одеваются, как хотят.

В 2020 году из-за пандемии бизнес массово перевёл сотрудников на удалёнку, и теперь многие соблюдают дресс-код лишь частично, и то на рабочих созвонах — сверху надевают рубашку и пиджак, а снизу — шорты и тапочки. 

Жесты, движения, мимика

Язык тела говорит о нас больше, чем кажется. Например, человек, который суетится и нервничает, сразу создаёт у окружающих превратное впечатление.. Старайтесь не сдерживать все свои эмоции, но и не проявляйте необоснованный негатив. Лучше всего вести себя естественно и быть вежливым. 

При общении с клиентом отталкивайтесь от его поведения — если он шутит, посмейтесь шутке или пошутите в ответ. Это поможет расположить человека к себе и снизит напряжение. 

Рабочее место

Люди делятся на 2 типа: те, у кого хаос на столе и порядок в голове, и те, для кого порядок превыше всего. Не стоит слишком переживать о чистоте — наводите порядок на рабочем столе в конце дня, этого вполне достаточно. Если же ваш стол — это клиентская стойка в магазине или банке, то часто по правилам компании с него надо убирать вообще всё. Иногда политика компании разрешает сотрудникам оставлять на столе только мышку и компьютер.

Правила делового общения

Быть пунктуальным

Опаздывать, срывать дедлайны и нарушать обещания значит не ценить время своих коллег и партнёров. Таким образом вы подводите других, и это на самом деле может навредить репутации. 

Чтобы не опоздать, приезжайте на встречу за 10-15 минут до её начала. Если всё же опаздываете, предупредите и скажите, когда примерно приедете. Так вы покажете, что встреча для вас важна и вы правда переживаете за опоздание.

Говорить грамотно

Важно не только то, что вы говорите, но и как. Заранее проработайте произношение трудных для вас слов. Не используйте слова, в значении которых не уверены — лучше подберите синонимы. 

Избегайте мата и просторечий, упрощений («щас», «да мне без разницы» и т.д.) и слов-паразитов («короче», «в принципе», «ну» и т.д.).

Слушать и слышать

Умение слушать покажет вас как заинтересованного собеседника. Люди любят говорить о себе — дайте им возможность высказаться. Если правда слушать другого, вы поймёте, чего он хочет, какие у него планы и интересы. 

Умение слушать полезно всегда — заключаете ли вы новый договор, знакомитесь с новым поставщиком или проводите созвон с командой. Этот навык помогает налаживать отношения в коллективе, заключать выгодные сделки и поддерживать нужную репутацию. 

Не перебивать

Часто мы перебиваем других неосознанно. Чтобы этого не делать, старайтесь концентрироваться на словах собеседника и искренне стараться понять, что тот говорит. Если у вас по ходу диалога возникает важный вопрос, запишите его на листочке и задайте весь список, когда собеседник окончит речь. Также помните, что, перебивая других, вы производите отрицательное впечатление.

Правила переговоров

По телефону

Если вы работаете в продажах, общаться с клиентами лучше по скрипту — это заранее подготовленный сценарий, который поможет направить диалог. Если предстоит важный телефонный звонок, перед этим набросайте сценарий разговора — определите, что важно сказать и о чем спросить собеседника. В любом случае во время звонка будьте вежливы, представьтесь и уточните, удобно ли человеку говорить. 

По электронной почте

Структурируйте ваши письма: если нужно обсудить несколько вопросов, разбивайте текст на абзацы, старайтесь выбирать точные формулировки. В начале письма поздоровайтесь и представьтесь, обращайтесь к адресату на «вы» и по имени-отчеству. 

Указывайте тему письма — так человек сразу поймёт, о чём оно и откроет его. Письмо без темы могут просто отправить в корзину. Оставляйте полные контакты для связи — название и адрес сайта компании, почту, телефон и часы работы. По возможности отвечайте на письма сразу или в течение 1-2 дней.

Пример делового письма

В мессенджерах

WhatsApp или Телеграм сегодня дают нам возможность связаться с кем угодно и в любое время. Но не торопитесь писать партнёру сообщения в чате — сначала уточните по телефону или почте, удобно ли ему в принципе вести диалог в мессенджере. 

Пишите только в рабочее время, чтобы не беспокоить человека. Имейлы мы читаем, когда сами открываем почту, а вот сообщения в мессенджере приходят мгновенно и могут, например, разбудить собеседника. 

Пишите коротко и по делу, не злоупотребляйте смайликами и капслоком. Проверяйте текст на опечатки — автозамена на смартфоне может исказить смысл вашего сообщения. 

Договоритесь с вашим партнёром, в какое время вам будет удобно общаться

Правила рабочей этики

Сохранять секреты компании

Почти у любого бизнеса есть тайны, которые стоит хранить, иначе компания понесёт убытки — например, потеряет важных клиентов или вообще станет банкротом. Поэтому не делитесь важными данными о бизнес-процессах, ключевых партнёрах или уникальных методиках. 

Сохранить секреты компании помогает договор конфиденциальности — NDA. При нарушении NDA виновный отвечает по закону — например, платит крупный штраф. Образец соглашения о неразглашении (NDA).

Образец соглашения о неразглашении (NDA) поможет защитить конфиденциальную информацию

Не сплетничать

Не распускайте слухи, не сплетничайте и не обсуждайте других. Информация в бизнес-среде расходится быстро, и сомнительные разговоры могут вмиг испортить репутацию. Если делитесь на личной странице своими мыслями или фото, на всякий случай подумайте, как к этой информации могут отнестись другие. Возможно, публиковать откровения о вашем коллеге или делиться фото с корпоратива — не лучшая идея. К тому же ваш сегодняшний партнёр завтра может стать конкурентом и использовать то, что узнал, против вас. 

Напишите что-нибудь и нажмите Enter