Что такое электронная трудовая книжка
Это та же привычная нам трудовая книжка, но теперь она хранится в электронном виде на защищённых серверах ПФР. Данные в ЭТК остаются примерно теми же: дата приёма и увольнения с работы, обучение, наличие другой работы.
ЭТК выдают с 1 января 2020 года. Переход на новый формат — добровольный. Исключение — сотрудники, которые впервые устроятся на работу с 2021 года — они получат ЭТК по умолчанию.
Польза для работодателей — при наличии ЭТК проще вести учёт и вносить изменения в книжку. При переходе на ЭТК бумажную трудовую можно не вести, а значит, больше не нужно возиться с бумажными документами.
Работнику ЭТК тоже полезна — её невозможно потерять, зато в любой момент можно запросить данные о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или на Госуслугах.
Что делать в связи с переходом
Согласно статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, работодатель должен:
- определить, кто будет передавать сведения о ЭТК в ПФР;
- завести корпоративный адрес электронной почты — по ней будет происходить обмен сведениями о трудовой деятельности между работодателем и сотрудниками;
- изменить локальные акты компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников;
- в письменной форме уведомить всех сотрудников, что они могут отказаться от бумажных трудовых или продолжить их вести;
- получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или завести ЭТК;
- подготовиться к отправке в ПФР отчёта по новой форме СЗВ-ТД и каждый месяц отчитываться в ПФР.
Если этого не сделать, компанию могут оштрафовать или вынести ей предупреждение. Максимальные штрафы для ИП или директора — 5000 рублей, для компании — 50 000. Выпишут ли штраф или обойдутся предупреждением, решает инспектор. Повторные нарушения влекут за собой большие штрафы — для ИП или директора до 20 000 рублей, для компании — до 70 000
Как менять правила трудового распорядка
В 2020 году в соответствии с изменением ТК работодатель должен изменить локальные акты компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.
1. Измените порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Если работник выберет ЭТК, он в любой день вправе запросить у работодателя сведения о своей работе. Формируйте их по форме СТД-Р. Бланк для скачивания и заполнения формы СТД-Р
Работник также может выбрать, как он хочет получать эти сведения — в бумажном или электронном виде, подписанные усиленной цифровой подписью. Предоставить сведения о трудовой деятельности нужно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Кроме как у работодателя, сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ в бумажном виде, в ПФР в бумажном или электронном виде, а также через портал Госуслуг в электронном виде.
2. Пропишите, как сотрудник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе, или он откажется его получать. Например, можно направить СТД-Р в бумажном формате заказным письмом с уведомлением о вручении. Сведения следует заверить.
3. Проверьте, какие ещё локальные акты упоминают трудовую книжку — например, положения об оплате труда или коллективный договор.
Как оповестить сотрудников о переходе на ЭТК
Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 31 октября 2020 года. В уведомлении сообщите сотруднику, что ему нужно выбрать, какую трудовую книжку оставить — ЭТК или бумажную.
Определённая форма такого документа не регламентирована, поэтому работодатель сам решает, будут ли это индивидуальные письма, адресованные каждому сотруднику отдельно, или общий документ с приложенным к нему листом ознакомления. Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Чтобы в случае проверки доказать, что сотрудники вовремя и в полном объёме были уведомлены о переходе на ЭТК, стоит завести журнал, где работники будут оставлять подписи о получении уведомления. Другой вариант — делать две копии уведомления и подшивать один из экземпляров в личное дело сотрудника.
Если нет возможности вручить сотруднику уведомление лично (например, он находится в отпуске или командировке), отправьте документ заказным письмом.
Какие заявления получить от сотрудников
После уведомления работодателя сотрудник должен письменно сообщить, какую трудовую книжку оставить — электронную или бумажную. Принять решение он должен не позднее 31 декабря 2020 года.
Если работник выберет ЭТК, работодатель продолжит вести только электронные сведения, а бумажную трудовую отдаст в руки работнику с закрывающей записью. Ответственность за ведение и хранение такой книжки компания больше не несёт.
Закрывающая запись в бумажной трудовой включает:
- порядковый номер, следующий за последней записью;
- дату выдачи трудовой книжки на руки;
- указание на подачу работником заявления о выборе электронной трудовой книжки;
- наименование и дату заявления, на основании которого внесены сведения.
Также информацию о заявлении включают в сведения о трудовой деятельности, которые отправляют в ПФР.
Важно, что если работник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, вернуться к бумажному аналогу он больше не сможет.
Если работник решит оставить бумажную трудовую, он должен написать об этом заявление в произвольной форме. В этом случае работодатель будет вести бумажную книжку одновременно с электронной. При этом если работник решит оставить бумажную трудовую, это право сохранится за ним и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Также у него есть право перейти на ЭТК в будущем.
Если работник по каким-то причинам затянет с решением и не успеет подать работодателю до 31 декабря 2020 года ни одного заявления, ему продолжат вести бумажную трудовую.
Как подготовиться к сдаче новой отчётности
С переходом на электронные трудовые для работодателей ввели новую форму отчётности, поэтому обновите ваши бухгалтерские и кадровые программы для корректной работы. Собирать и передавать сведения в ПФР нужно по новой форме СЗВ-ТД раз в месяц до 15 числа, следующего за отчётным периодом. Если в компании приняли или уволили работника, отчет СЗВ-ТД сдают на следующий день после этого.
Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе ИП с наёмными сотрудниками. Данные нужно подавать также на работников на совмещении, дистанционных сотрудников и тех, кто работает дома.
Коротко
- до конца 2020 года каждый работник должен решить, в какой форме будет вестись его трудовая книжка;
- если не перейти на ЭТК, компанию могут ждать штрафы и предупреждения;
- нужно оповестить сотрудников о переходе на ЭТК, изменить внутренние документы и отчитываться в ПФР по новой форме СЗВ-ТД;
- если работник выбирает ЭТК, бумажная трудовая выдаётся ему на руки с соответствующей записью.