В 2020 году в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Рассказываем, как устроен процесс перехода на новый формат, и как к нему подготовиться работодателям, чтобы не получить штрафы.

3 декабря 2020
Лариса Кондратенко

Что такое электронная трудовая книжка

Это та же привычная нам трудовая книжка, но теперь она хранится в электронном виде на защищённых серверах ПФР. Данные в ЭТК остаются примерно теми же: дата приёма и увольнения с работы, обучение, наличие другой работы. 

Отличия электронной трудовой книжки от бумажной

ЭТК выдают с 1 января 2020 года. Переход на новый формат — добровольный. Исключение — сотрудники, которые впервые устроятся на работу с 2021 года — они получат ЭТК по умолчанию. 

2021
с этого года электронные трудовые книжки будут выдаваться всем по умолчанию

Польза для работодателей — при наличии ЭТК проще вести учёт и вносить изменения в книжку. При переходе на ЭТК бумажную трудовую можно не вести, а значит, больше не нужно возиться с бумажными документами. 

Работнику ЭТК тоже полезна — её невозможно потерять, зато в любой момент можно запросить данные о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или на Госуслугах.

Что делать в связи с переходом

Согласно статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, работодатель должен: 

  • определить, кто будет передавать сведения о ЭТК в ПФР;
  • завести корпоративный адрес электронной почты — по ней будет происходить обмен сведениями о трудовой деятельности между работодателем и сотрудниками;
  • изменить локальные акты компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников;
  • в письменной форме уведомить всех сотрудников, что они могут отказаться от бумажных трудовых или продолжить их вести; 
  • получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или завести ЭТК;
  • подготовиться к отправке в ПФР отчёта по новой форме СЗВ-ТД и каждый месяц отчитываться в ПФР.

Если этого не сделать, компанию могут оштрафовать или вынести ей предупреждение. Максимальные штрафы для ИП или директора — 5000 рублей, для компании — 50 000. Выпишут ли штраф или обойдутся предупреждением, решает инспектор. Повторные нарушения влекут за собой большие штрафы — для ИП или директора до 20 000 рублей, для компании — до 70 000

50 000 ₽
максимальный штраф для компании, которая не уведомила работников о переходе на ЭТК

Как менять правила трудового распорядка 

В 2020 году в соответствии с изменением ТК работодатель должен изменить локальные акты компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

1. Измените порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Если работник выберет ЭТК, он в любой день вправе запросить у работодателя сведения о своей работе. Формируйте их по форме СТД-Р. Бланк для скачивания и заполнения формы СТД-Р

Бланк для заполнения формы СТД-Р

Работник также может выбрать, как он хочет получать эти сведения — в бумажном или электронном виде, подписанные усиленной цифровой подписью. Предоставить сведения о трудовой деятельности нужно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. 

Кроме как у работодателя, сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ в бумажном виде, в ПФР в бумажном или электронном виде, а также через портал Госуслуг в электронном виде.

2. Пропишите, как сотрудник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе, или он откажется его получать. Например, можно направить СТД-Р в бумажном формате заказным письмом с уведомлением о вручении. Сведения следует заверить. 

Образец правил внутреннего трудового распорядка

3. Проверьте, какие ещё локальные акты упоминают трудовую книжку — например, положения об оплате труда или коллективный договор. 

Как оповестить сотрудников о переходе на ЭТК

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 31 октября 2020 года. В уведомлении сообщите сотруднику, что ему нужно выбрать, какую трудовую книжку оставить — ЭТК или бумажную.

Определённая форма такого документа не регламентирована, поэтому работодатель сам решает, будут ли это индивидуальные письма, адресованные каждому сотруднику отдельно, или общий документ с приложенным к нему листом ознакомления. Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Образец уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки

Чтобы в случае проверки доказать, что сотрудники вовремя и в полном объёме были уведомлены о переходе на ЭТК, стоит завести журнал, где работники будут оставлять подписи о получении уведомления. Другой вариант — делать две копии уведомления и подшивать один из экземпляров в личное дело сотрудника.  

Если нет возможности вручить сотруднику уведомление лично (например, он находится в отпуске или командировке), отправьте документ заказным письмом. 

Какие заявления получить от сотрудников 

После уведомления работодателя сотрудник должен письменно сообщить, какую трудовую книжку оставить — электронную или бумажную. Принять решение он должен не позднее 31 декабря 2020 года. 

Если работник выберет ЭТК, работодатель продолжит вести только электронные сведения, а бумажную трудовую отдаст в руки работнику с закрывающей записью. Ответственность за ведение и хранение такой книжки компания больше не несёт. 

Закрывающая запись в бумажной трудовой включает: 

  • порядковый номер, следующий за последней записью;
  • дату выдачи трудовой книжки на руки;
  • указание на подачу работником заявления о выборе электронной трудовой книжки;
  • наименование и дату заявления, на основании которого внесены сведения.

Также информацию о заявлении включают в сведения о трудовой деятельности, которые отправляют в ПФР. 

Образец записи в трудовую при переходе на ЭТК

Важно, что если работник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, вернуться к бумажному аналогу он больше не сможет.  

Если работник решит оставить бумажную трудовую, он должен написать об этом заявление в произвольной форме. В этом случае работодатель будет вести бумажную книжку одновременно с электронной. При этом если работник решит оставить бумажную трудовую, это право сохранится за ним и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Также у него есть право перейти на ЭТК в будущем. 

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку

Если работник по каким-то причинам затянет с решением и не успеет подать работодателю до 31 декабря 2020 года ни одного заявления, ему продолжат вести бумажную трудовую.

Как подготовиться к сдаче новой отчётности 

С переходом на электронные трудовые для работодателей ввели новую форму отчётности, поэтому обновите ваши бухгалтерские и кадровые программы для корректной работы. Собирать и передавать сведения в ПФР нужно по новой форме СЗВ-ТД раз в месяц до 15 числа, следующего за отчётным периодом. Если в компании приняли или уволили работника, отчет СЗВ-ТД сдают на следующий день после этого. 

Образец отчета СЗВ-ТД для ПФР

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе ИП с наёмными сотрудниками. Данные нужно подавать также на работников на совмещении, дистанционных сотрудников и тех, кто работает дома. 

Коротко 

  • до конца 2020 года каждый работник должен решить, в какой форме будет вестись его трудовая книжка; 
  • если не перейти на ЭТК, компанию могут ждать штрафы и предупреждения;
  • нужно оповестить сотрудников о переходе на ЭТК, изменить внутренние документы и отчитываться в ПФР по новой форме СЗВ-ТД;
  • если работник выбирает ЭТК, бумажная трудовая выдаётся ему на руки с соответствующей записью.
теги:
Напишите что-нибудь и нажмите Enter