Ни один руководитель, как бы ни старался, никогда не сможет выполнить весь необходимый груз срочных дел своей компании. Тем не менее поручить задачу другому сотруднику готов далеко не каждый предприниматель. Недоверие, страх потерять авторитет среди сотрудников, нехватка кадров — причины могут быть самыми различными. Так, например, согласно данным опроса компании «Мегаплан», проведенного среди 1155 руководителей малого и среднего бизнеса, чаще всего предприниматели боятся доверять поручения сотрудникам из-за неуверенности в их силах (41,3%), а 19,4% респондентам проще сделать работу самостоятельно.
Тем временем гора неотложных дел компании растет, и, если не делегировать часть полномочий, предприниматель рискует совершить немало ошибок и получить эмоциональное выгорание. Главное сделать это правильно и сконцентрироваться на задачах, выполнить которые сможет только руководитель.
Чем полезно делегирование?
Деятельность любого бизнеса почти всегда состоит из тысячи дел, которые обязательно нужно сделать в четко обозначенные сроки. Это могут быть простые поручения, с которыми справится любой сотрудник, или же, наоборот, задачи, требующие специальных знаний и опыта. Тем не менее руководителю вовсе не обязательно тратить на них все свое время в ущерб своим функциям — достаточно передать поручения в надежные и ответственные руки.
На практике у делегирования полномочий немало достоинств, и вот основные из них.
Делегирование разгружает и без того напряженный график работы предпринимателей. Чем больше у руководителей свободного времени на решение ключевых вопросов, тем эффективнее налажено управление бизнес-процессами компании и их внутренний контроль.
Защищает от эмоционального выгорания на работе и повышает качество жизни. Если постоянно загружать себя работой и работать без выходных и отпусков, предприниматель рискует ощутить упадок сил, острую нехватку мотивации и неуверенность в собственных силах: именно так проявляет себя эмоциональное выгорание, мешающее эффективно решать задачи и развивать бизнес. Более того, внутреннее ощущение, что все находится под контролем, и уверенность в силах своих сотрудников позволяет руководителям освобождать время для полноценного отдыха и общения с семьей.
Делегирование позволяет расти профессионально. Наделение новыми функциями сотрудников может раскрыть для руководителя их потенциал с неожиданной стороны. Возможно, предприниматель сможет узнать много нового о своей команде: для некоторых работников это станет отправной точкой для профессионального и личностного роста, позволит получить долгожданное повышение. Кроме того, повышаются уровень ответственности и самодисциплина сотрудников.
Помогает установить доверительные отношения с коллективом. Один из самых лучших способов сплотить коллектив и наладить с ним отношения — показать, что ему доверяют решение важных задач. При этом главное не ошибиться в выборе исполнителя поручения, а также проинформировать об ответственности за результат.
Способствует укрупнению бизнеса. Пожалуй, самое главное достоинство делегирования полномочий — это возможность разгрузить свой график от выполнения простых рутинных дел и сконцентрироваться на поиске новых перспективных проектов для бизнеса. Например, руководитель небольшой рекламной компании, как бы ни старался, может вести в месяц ограниченное число простых рекламных кампаний заказчиков или взять более сложный заказ, отказавшись от других рекламных кампаний. В свою очередь, это обязательно скажется на его прибыли, однако предприниматель всегда сможет обучить своего подчиненного и передать ему мелкие рекламные проекты. Так он сможет сэкономить время и уделить время крупному заказчику, а его сотрудник будет получать необходимый опыт, расти профессионально и брать более дорогие и сложные заказы. Таким образом, ассортимент и профессионализм оказываемых рекламных услуг будет расти, как и ее прибыль, что в дальнейшем позволит масштабировать бизнес.
Как видно, делегирование может оказаться именно тем, что нужно вашей компании, или нанести ей урон, если подойти к разделению полномочий неправильно.
Какие ошибки нельзя допускать?
Выше мы уже обозначили, что на пути к делегированию у предпринимателя могут возникать немало сомнений и страхов, мешающих процветанию бизнеса. Тем не менее, если делегировать полномочия и сделать это неправильно, также можно навредить своей компании. Далее расскажем о наиболее распространенных ошибках в делегировании, которые могут допускать предприниматели.
Несоответствие квалификации лиц уровню наделенных полномочий. Недостаток опыта, образования, специальных знаний при выполнении задачи точно не могут гарантировать хороший результат. Перед тем как поручить задание сотруднику, убедитесь, что он обладает всеми необходимыми качествами и должным уровнем квалификации.
Бесконтрольное делегирование. Руководителям необходимо четко понимать значимость и уровень сложности поставленных задач, как и то, что не все из них можно и нужно делегировать. Стремление переложить всю работу компании на подчиненных добавит негатива в коллективе и точно снизит результативность и уровень ответственности — вряд ли это может устроить руководителя.
Отсутствие деталей выполнения поставленной задачи. Сотрудник не может эффективно выполнить поручение, если не посвящен во все необходимые детали — сроки, место и этапы выполнения.Необходимо максимально четко и по пунктам объяснять, что требуется и какой результат ожидаете. В противном случае вы рискуете заранее обречь его на неудачу.
Делегирование полномочий, но не ответственности. Доверяя сотруднику выполнение той или иной задачи, вы наделяете его не только дополнительными полномочиями, но и определенным уровнем ответственности: это нужно как доносить до его сведения в устной форме, так и закреплять письменно в локальных документах компании, приказах и должностной инструкции.
Нет ресурсов и обратной связи. Возникновение проблем и вопросов при выполнении задачи — весьма обыденная ситуация, к которой должен быть готов любой руководитель. Так, между руководством и исполнителем должны быть налажены каналы связи, по которым можно оперативно обсудить возникшую проблему и возможные варианты ее решения и запросить необходимые ресурсы. В этом деле оставление работника наедине с возникшей проблемой недопустимо: это снизит его мотивацию и уровень ответственности за результаты работы.
Отсутствие контроля. Оставление результатов выполненных задач без внимания — еще одна грубая ошибка, которую лучше не допускать при делегировании, ведь она способна свести все приложенные усилия к нулю.Не забудьте принять решение и назначить ответственного за анализ и контроль за результатом поставленной задачи — будете делать это самостоятельно или назначите ответственного специалиста, не забудьте прописать это в локальном документе компании. Важно детально указать, кто и за что отвечает, как и в какие сроки это контролируется, а также ознакомить с документом сотрудников.
Таким образом, делегировать полномочия нужно грамотно, и предпринимателям всегда нужно анализировать объем поставленных задач, а для достижения лучшего результата — правильно мотивировать сотрудников.