Чтобы вести экономически эффективную деятельность на рынке и успешно развиваться, предпринимателям необходимо грамотно распоряжаться активами компании и следить за финансовыми показателями. Достижение этих задач во многом зависит от грамотной организации бухгалтерского учета и достоверного отражения фактов хозяйственной деятельности в отчетности. Так, ранее мы уже рассказывали, как правильно организовать ведение бухгалтерского учета — подробнее об этом можно прочитать в другом нашем материале.
Для осуществления контроля над достоверным отражением операций и полнотой отчетности важно не только правильно их оформлять, но и периодически оценивать реальное наличие имеющихся активов и обязательств. Для этого проводят инвентаризацию и проверяют соответствие результатов бухгалтерским документам — в отдельных случаях, закрепленных в законодательстве, она обязательна.
С 1 апреля 2025 года при проведении инвентаризации всем коммерческим организациям и ИП, ведущим бухгалтерию, нужно будет руководствоваться новым федеральным стандартом бухгалтерского учета (ФСБУ) 28/2023 «Инвентаризация» — до этого момента они вправе применять его по желанию. В случае принятия решения руководствоваться данным документом руководителям важно своевременно внести необходимые изменения в локальные нормативные акты — учетную политику, приказ о составе инвентаризационной комиссии и положение о проведении инвентаризации.
Что такое инвентаризация и когда она обязательна?
Инвентаризация — это сличение данных о наличии, оценке и состоянии активов и обязательств компании с данными бухгалтерского учета на отчетную дату. Проведя инвентаризацию, предприниматели способны решить сразу несколько задач:
- проверить наличие и текущее состояние имущества и обязательств;
- выявить недостачи и излишки;
- сравнить фактически полученные данные с бухгалтерской отчетностью и получить мнение о ее достоверности;
- удостовериться, что все активы надлежащим образом оформлены, а их использование соответствует установленным в компании правилам и требованиям законодательства;
- проанализировать экономическую выгоду имеющихся активов и избавиться от не приносящего доход имущества — продать или списать.
В отдельных случаях проведение инвентаризации обязательно — они приведены ниже:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- перед передачей активов в аренду или управление, их отчуждением (кроме обычной деятельности);
- при смене материально-ответственных лиц;
- в случаях выявления фактов хищений и злоупотреблений, порчи имущества;
- после возникновения стихийных бедствий, пожаров и других чрезвычайных ситуаций и экстремальных условий;
- в случае реорганизации (кроме преобразования) или ликвидации компании;
- при смене руководителя (бригадира), при выбытии более 50 процентов членов коллектива (бригады) или по требованию одного или нескольких работников — в случае их коллективной материальной ответственности.
Сроки проведения инвентаризации для каждого из приведенных выше случаев в соответствии с ФСБУ 28/2023 четко регламентированы в статье 16 стандарта.
Важно отметить, что перечень случаев обязательного проведения инвентаризации может дополняться, поэтому важно следить за законодательными новшествами с учетом отраслевой принадлежности бизнеса.
Как она проводится?
Инвентаризация проводится в отношении ее объектов — в каждом отдельном случае они могут различаться.
Так, подлежат инвентаризации:
- активы;
- обязательства;
- источники финансирования деятельности компании или ИП;
- объекты бухгалтерского учета — имущество и права лиц, не учитываемые в составе активов и обязательств компании и отраженных на забалансовых счетах;
- неучтенные имущество и имущественные права.
Внутренние правила проведения инвентаризации устанавливаются в локальных нормативных актах — утвердить их следует заблаговременно. Например, сам процесс можно прописать в учетной политике или, что удобнее, утвердить отдельное положение о проведении инвентаризации.
Предприниматель также должен издать приказы о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии и зарегистрировать их в специальном журнале. В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители различных структурных подразделений: в соответствии с новым ФСБУ туда нельзя включать материально ответственных лиц. Кроме того, в отдельных случаях предприниматели могут не создавать инвентаризационную комиссию — например, если заключит договор на проведение инвентаризации с аудиторской организацией, а также если компания состоит только из одного руководителя или руководителя и главного бухгалтера (п. 22 ФСБУ 28/2023).
При документальном оформлении результатов инвентаризации могут быть использованы унифицированные формы документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, или разработанные самостоятельно документы — главное, чтобы их применение соответствовало текущим требованиям законодательства и внутренним правилам компании.
В общих случаях проведение инвентаризации происходит следующим образом:
1. Перед ее началом материально ответственные лица сдают в бухгалтерию расписки об отсутствии неучтенных товарно-материальных ценностей и все приходно-расходные документы. Бухгалтерия производит отражение всех необходимых операций на счетах бухгалтерского учета.
2. Инвентаризационные описи основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей составляются, как правило, в нескольких экземплярах, могут быть заполнены ручкой, без помарок и подчисток. Все исправления в них заверяются членами инвентаризационной комиссии.
3. По окончании инвентаризации все описи подписываются членами инвентаризационной комиссии.
4. В случае если проведение инвентаризации занимает несколько дней, помещения с инвентаризируемыми активами опечатывают.
5. Выявленные отклонения — недостача, излишек или пересортица — в обязательном порядке отражаются в бухгалтерском учете.
В случае если у предпринимателя затруднения при проведении инвентаризации, важно вовремя обратиться за помощью к опытному бухгалтеру — в том числе для правильного отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Как отразить в бухгалтерском учете?
По результатам инвентаризации могут быть выявлены отклонения от документальных данных. Так, могут обнаружиться факты недостачи, излишка или же пересортицы — в любом из этих случаев потребуется запросить объяснительные с материально ответственных лиц о причинах возникновения данных фактов и правильно отразить их в бухгалтерском учете.
Так, при возникновении излишков их следует отнести в кредит счета 91.1 «Прочие доходы», в налоговом учете относят к внереализационным доходам — по текущей рыночной стоимости.
В случае если при проведении инвентаризации выявлена недостача, ее относят на дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета учета соответствующих товарных ценностей. Затем, если ее размер не превышает нормы естественной убыли, ее относят на счета по учету текущих расходов (23,23,25,26,29,44). Если такая норма не утверждена профильным ведомством, то сумму недостачи относят на виновных лиц (счета 73,76) и взыскивают с них. В случае если недостача не удержана по тем или иным причинам, ее относят на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».
Таким образом, четкое соблюдение порядка проведения инвентаризации поможет предпринимателям соблюдать требования законодательства и достоверно формировать бухгалтерскую отчетность. Кроме того, это один из наиболее действенных способов внутреннего контроля за активами и обязательствами, а потому в этом деле важно полностью исключить формальный подход.