Как работают цифровые документы
Электронные версии документов хранятся на компьютерах организации или в облачных сервисах операторов ЭДО — они имеют равную юридическую силу с бумажными версиями, даже если изначально создавались и отправлялись только в цифровом пространстве.
Существует два вида электронного документооборота — внутренний и внешний. В первом случае ими обмениваются сотрудники компании через сетевые папки и специальные сервисы. Каких-то общих требований к организации такого ЭДО нет: каждая компания может выстраивать процесс так, как ей удобно. Используются такие механизмы для того, чтобы ускорить согласование отчетов и заявок, упростить внесение правок, давать доступ к документам сотрудникам, работающим удаленно или на выездных объектах, безопасно хранить их и создавать резервные копии.
Во втором случае ЭДО используется в коммуникациях с внешними контрагентами и государственными органами. Здесь уже компаниям нужно выбирать специального оператора ЭДО, имеющего соответствующую сертификацию, в том числе для использования обязательных инструментов шифрования. Так, например, компании могут выставлять акты и счета на оплату, подписывать между собой различные договоры, сдавать налоговую отчетность и так далее.
В целом электронный документооборот, как отмечают в ФНС, повышает производительность труда сотрудников и помогает закрепить их навыки цифровой грамотности, делает обмен документами более безопасным и быстрым и в целом делает работу компаний эффективнее. Как минимум, использовать ЭДО гораздо быстрее, чем каждый раз отправлять документы курьером.
Кто может, а кто обязан использовать ЭДО
В большинстве случаев внедрение ЭДО в организации — дело добровольное. Но существуют случаи, когда компании обязаны использовать такой механизм документооборота по закону.
В первую очередь это касается предприятий, которые производят и продают товары с обязательным нанесением маркировки и ее отслеживанием в системе «Честный знак». К ним, например, относятся производители молочных продуктов, некоторых детских товаров, ретейл и так далее.
Отдельная категория компаний обязана проводить товары через Национальную систему прослеживаемости (НСП) — например, это касается импортеров некоторых видов бытовой, строительной техники и прочих товаров из специального перечня. Они также должны использовать в своей работе ЭДО.
Если компания участвует в госзакупках по № 44-ФЗ, без использования ЭДО ей также не обойтись. Интегрировать такие системы должны и любые другие предприятия, сдающие отчетность в государственные органы. Это касается предприятий с численностью штата более 100 человек и годовым оборотом более 10 млрд рублей.
Что нужно для запуска ЭДО в компании
Если говорить именно о внешнем документообороте, в первую очередь компания должна выбрать оператора ЭДО, обладающего соответствующими сертификатами и лицензиями. Их реестр ведет ФНС.
Важно, что электронные документы не будут иметь юридической силы, если не будут подписаны соответствующим образом. Для этого в России используются цифровые подписи, причем в случае с ЭДО компания вне зависимости от формы организации должна получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Ее можно получить через удостоверяющие центры налоговой службы и частные сертифицированные центры.
Популярные сервисы ЭДО в России
Все сервисы ЭДО в России обладают определенным функционалом, с которым необходимо ознакомиться перед тем, как заниматься их полноценной интеграцией в текущие бизнес-процессы компании. Многие из них имеют бесплатные пробные версии, получить доступ к которым можно с помощью специалистов контакт-центра. Подробнее о механизме перехода на ЭДО можно прочитать в нашей статье.
Собственный сервис ЭДО есть и у ПСБ. Это раздел «Документооборот» в интернет-банке «ПСБ Бизнес». Он позволяет формировать счета и акты сверки с контрагентами, создавать закрывающие документы — счета-фактуры, товарные накладные и акты выполненных работ. Дополнительное преимущество — актуальные шаблоны любых документов и договоров, которые могут понадобиться в работе. Больше не придется искать их в интернете.
Чтобы контрагентам было легче идентифицировать ваши документы, загрузите логотип и печать в интернет-банк: после этого они автоматически будут применяться ко всем вашим электронным документам. Чтобы быстрее освоить функционал ЭДО, в ПСБ проводят бесплатные обучающие вебинары для клиентов.