Правила направления сотрудников в служебные командировки регламентируются нормами трудового законодательства РФ. Основные из них сосредоточены в статье 166 ТК РФ. Предпринимателям важно соблюдать эти правила, чтобы избежать конфликтов в компании и проблем с надзорными органами.
Что считается командировкой?
Согласно статье 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя с целью выполнения им служебного поручения вне места постоянной работы. Таким заданием не является работа в пути, например, постоянные перемещения курьера для доставки заказов по городу.
Отличить командировку от обычной поездки по делам можно по следующим признакам:
- поездка связана с производственной необходимостью;
- работник имеет постоянное рабочее место, а характер его работы не является разъездным;
- командируемый сотрудник подчиняется правилам внутреннего распорядка компании, а значит, оформлен по трудовому договору, а не по договору ГПХ;
- Продолжительность командировки ограничена: после нее сотрудник возвращается на постоянное рабочее место.
Поездка в филиал компании в пределах города может считаться командировкой, если внутренними документами определено выполнение трудовых функций в конкретном офисе. В этом случае потребуется письменное распоряжение работодателя.
Это также применимо к сотрудникам на удаленке: поездка до головного офиса компании будет считаться командировкой, если в трудовом договоре зафиксирован дистанционный характер работы.
На период командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место и средний заработок, а также возмещаются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ).
Какие нужны документы?
Направление в командировку требует оформления ряда обязательных документов — без них невозможно подтвердить факт нахождения сотрудника в поездке и обосновать расходы.
Прежде всего потребуется письменный приказ руководителя, в котором обязательно указывается ФИО сотрудника, место, сроки, цель и иная необходимая информация.
Для подтверждения поездки работник предоставляет руководству проездные документы. Если сотрудник убыл в командировку на личном транспорте, это обязательно отражается в служебной записке, а к ней прилагаются путевые листы и чеки.
Документы, подтверждающие расходы в командировке. Все затраты работника в командировке должны быть целесообразными и обоснованными. Все данные о затратах включаются в авансовый отчет.
Факт пребывания в рабочей поездке также может быть отражен в командировочном удостоверении (форма № Т-10 к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) — в нем указывается время прибытия на место выполнения задания и время отбытия из него. В настоящее время его оформление не обязательно, но ряд работодателей для удобства устанавливает его оформление в локальных актах компании.
Документов, необходимых для оформления командировки, может быть больше — их перечень содержится в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и внутренних локальных актах компании.
Какие расходы возмещаются?
Работнику в служебной командировке в обязательном порядке возмещаются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):
- проезд;
- проживание;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные);
- иные расходы с разрешения работодателя.
Как видно, две последние категории расходов в командировке сформулированы довольно расплывчато: их конкретные значения устанавливаются руководством компании. В Положении о командировках предприниматель может указать точные суммы суточных и иных возмещаемых расходов для сотрудников.
Если компания принимает решение разработать и утвердить такой документ, работников следует с ним ознакомить.
Какие ошибки нельзя допускать?
Существует ряд распространенных ошибок, которых следует избегать при направлении работников в служебную командировку и последующем оформлении документов. Главные из них перечислены ниже.
Оформление командировки и признание командировочных расходов в случае, когда работник осуществляет работу в пути. Это не является служебной командировкой, и выше об этом сказано.
Направление в командировку для выполнения поручения в другое место на неопределенный срок. Когда командировка затягивается по времени, она перестает ею быть. Так, указание на это содержится в разъяснении Минфина РФ (Письмо от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304).
Направление в служебную командировку ИП. В письме № 03-11-11/11722 от 26.02.2018 Минфин РФ указывает на то, что индивидуальные предприниматели — физические лица и не относятся к категории работников, не имеют руководителей, а значит, они не могут сами себя направить в командировку. Из этого следует, что ИП-плательщики УСН не вправе в этом случае уменьшать доходы на собственные расходы по найму жилого помещения и проезду. Иная ситуация обстоит с директором ООО — оформить приказ о направлении себя в командировку правомерно.
Направление отдельных категорий работников в командировку без их письменного согласия. В этом случае идет речь о:
- беременных женщинах и женщинах, имеющих детей в возрасте до трех лет;
- инвалидах, матерях и отцах, воспитывающих без супругов детей до 14 лет;
- работниках, имеющих детей-инвалидов или осуществляющих уход за больными членами семьи;
- опекунах и попечителях несовершеннолетних детей;
- работниках, с которыми заключен ученический договор.
У вышеназванных категорий работников есть право отказаться от служебной командировки — оформление их письменного согласия обязательно.
Правильно отправить сотрудника в командировку предпринимателю помогут опытные специалисты — кадровик и бухгалтер, которые смогут корректно рассчитать средний заработок, определить продолжительность командировки и оформить табель учета рабочего времени. Эти задачи можно делегировать и внештатным сотрудникам, но при этом важно убедиться в их компетентности и необходимом уровне ответственности.