«Не ошибается тот, кто не работает», — эта фраза пользуется популярностью у многих руководителей и специалистов. Высокая рабочая нагрузка, стресс и невнимательность увеличивают риск ошибки даже у самых опытных и компетентных специалистов. Искажение финансовых данных и бухгалтерской отчетности грозят предпринимателям проблемами с контролерами и контрагентами. В большинстве случаев их возможно исправить, но некоторые лучше не допускать.
Ошибки в оформлении документов
Обязательные требования, которые должен соблюдать бухгалтер при оформлении первичных документов, законодательно закреплены в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). Ответственность за их оформление несет специалист, на которого в компании возложена эта обязанность в соответствии с приказом руководителя.
На практике эта ошибка встречается часто и не вызывает опасений, и это неверный подход. Так, например, из-за неправильного оформления счетов-фактур можно получить отказ в налоговом вычете. Из-за некорректного оформления бухгалтерской отчетности ее могут не принять, что может обернуться административным штрафом.
Как исправить: соблюдать обязательные требования для оформления каждого вида первичных документов, регистров и отчетности по всем финансовым операциям и следить за изменениями в законодательном регулировании.
Неправильное/неполное отражение операций
Невнимательность и халатность при внесении финансовых данных в бухгалтерскую базу негативно влияют на качество ведения бухгалтерского учета: такие ошибки существенно искажают цифры в бухгалтерских отчетах и вводят в заблуждение о реальном финансовом положении бизнеса. Чтобы их найти, приходится перепроверять множество данных и тратить время.
Бухгалтерский учет ведется на синтетических и детализирующих их аналитических счетах в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Для этого применяется принцип двойной записи, когда одна и та же цифра вносится в дебет одного счета и кредит другого. При этом важно, чтобы вносились данные по всем без исключения операциям и в разрезе всех аналитических счетов, прописанных в учетной политике компании. Так, отсутствие полного раскрытия и детализации данных по субсчетам — грубая ошибка при ведении бухгалтерского учета, на которую укажут контролеры. В отдельных случаях она способна повлиять на достоверность сведений бухгалтерской отчетности. Например, взаимозачет обязательств и отражение дебиторской/кредиторской задолженности по остаточному принципу искажает данные бухгалтерского баланса.
Как исправить: перепроверить правильность ввода данных по всем финансовым операциям и вести бухгалтерский учет в соответствии с учетной политикой. Стоит отметить, что неиспользуемые в бухгалтерском учете счета необходимо исключать из учетной политики, если они были прописаны в ней ранее, поэтому важно не забывать своевременно вносить изменения в документ.
Отсутствие инвентаризации активов и обязательств
Статьей 11 в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ закреплено, что активы и обязательства подлежат инвентаризации — сверке между их фактическим наличием и отражением данных в бухгалтерском учете. Одна из основных целей ее проведения состоит в сопоставлении данных бухгалтерского учета: в случае выявления расхождений вносятся необходимые изменения.
В отдельных случаях проведение инвентаризации обязательно. Так, проводить ее придется:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- в случае смены материально ответственных лиц;
- при продаже, выкупе, аренде имущества;
- при выявлении хищений, злоупотреблений, порчи имущества;
- в случае реорганизации или ликвидации компании;
- в случае наступления ЧС экстремального характера — пожаров, наводнений и т. д.
- при преобразовании ГУП или МУП.
Так, непроведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской отчетности существенно повышает риск ее недостоверности. За недостоверное представление данных годовой бухгалтерской отчетности грозит административный штраф в размере до 10 тысяч рублей.
Как исправить: с 1 апреля 2025 года проводить инвентаризацию нужно будет по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Как это делать правильно, можно прочитать в статье. Важно привести в соответствие локальные нормативные акты и назначить ответственных лиц за оформление инвентаризационных описей, состав инвентаризационной комиссии. Исправление бухгалтерских ошибок в учете и отчетности регламентировано ПБУ 22/2010.
Не создан резерв по сомнительным долгам
Компании и предприниматели обязаны создавать резерв по сомнительным долгам и прописывать его в учетной политике. Сомнительная задолженность — долг, который с высокой долей вероятности не будет погашен поставщиком или клиентом. Создаваемый резерв служит для покрытия таких убытков компании. Игнорируя это требование законодательства, предприниматели искажают данные о реальном финансовом результате компании, а контролеры и аудиторы признают это нарушением.
Как исправить: создание резерва по сомнительным долгам регламентировано п. 70 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Важно отметить, что правила его создания в налоговом и бухгалтерском учете отличаются и указаны в пп. 70, 77 ПБУ и ст. 266 НК РФ.
Отсутствие сверки с контрагентами
Долг перед контрагентом способен застать предпринимателя врасплох в самый неподходящий момент, если его бухгалтер халатно относится к обязанности производить сверку с поставщиками и клиентами. В свою очередь, такая ошибка специалиста не только исказит данные о финансовом положении компании, но и грозит претензиями и судебными разбирательствами. Важно, чтобы акт сверки был подписан обеими сторонами.
Как исправить: установить ответственное лицо и периодичность подписания актов сверок, издать соответствующий приказ.Подписывать такие документы следует директору или лицу, имеющему доверенность: в этом случае контрагент не сможет оспорить его юридическую силу.
Ошибки, обозначенные в статье, не допустит грамотный и ответственный бухгалтер. Любые знания необходимо совершенствовать, ведь законодательная база бухгалтерского учета постоянно обновляется. В этом предпринимателям и бухгалтерам помогут информационно-справочные системы, специализированные курсы повышения квалификации, обучающие семинары — эти расходы точно стоит предусмотреть в бюджете компании.