Содержание
Необходимо ли оформлять сотрудника официально?
Когда ИП привлекает персонал, он берет на себя роль работодателя в полном юридическом понимании этого слова. Ему необходимо соблюдать трудовое законодательство, вести кадровый учет и обеспечивать сотруднику все положенные гарантии. Важно помнить про ответственность за нарушение трудового законодательства, а также про возможность признания отношений трудовыми даже при отсутствии письменного договора.
Официальное оформление дает работнику право на оплачиваемый отпуск, больничные, пенсионные начисления, социальные выплаты и защиту его интересов в случае споров. Прозрачное ведение кадрового учета создает положительную деловую репутацию, что особенно важно для предпринимателей, планирующих расширение бизнеса, получение кредитов и участие в государственных или корпоративных закупках.
На оформление одного сотрудника уходят несколько дней и десятки действий. Справиться с кадровой рутиной помогут продукты для поддержки бизнеса от ПСБ.
Пошаговая инструкция по найму сотрудника в ИП
1. Составить штатное расписание
Штатное расписание представляет собой локальный нормативный документ, который фиксирует все должности, количество штатных единиц, уровень окладов и надбавок, а также структурное распределение сотрудников по подразделениям, если они предусмотрены. Принципиально важно, чтобы должность соответствовала штатному расписанию в трудовом договоре.
Форма штатного расписания, как правило, составляется на основе унифицированного бланка, который рекомендован Госкомстатом, но предприниматель вправе разработать собственный вариант, сохраняя обязательные реквизиты. В документе указывается:
- наименование работодателя,
- дата составления,
- таблица с должностями,
- подпись индивидуального предпринимателя с расшифровкой.
Документ утверждается приказом, в котором фиксируется его введение в действие.
2. Собеседование и документы соискателя
На этом этапе есть возможность выяснить профессиональный уровень, личные качества и готовность человека выполнять предлагаемые обязанности. После того как собеседование прошло и принято решение о сотрудничестве, наступает этап предоставления документов. Сотрудник должен предоставить:
- паспорт,
- СНИЛС,
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета,
- трудовую книжку,
- документы об образовании,
- дополнительные документы в зависимости от вида работ.
Если работник впервые заключает трудовой договор, то книжка оформляется работодателем в электронном виде путем направления отчета в Социальный фонд России (СФР).
В некоторых случаях могут быть затребованы дополнительные документы, например, справки о состоянии здоровья, если работа требует медицинского допуска.
Полный перечень обязательных документов для заключения трудового договора перечислен в ст. 65 ТК РФ.
3. Подписать трудовой договор
В договоре фиксируются все существенные условия трудовых отношений:
- место и дата заключения трудового договора,
- место работы,
- должностные обязанности,
- дата начала работы (дата окончания трудового договора, в случаях, если работник принимается временно с указанием обстоятельств для заключения срочного трудового договора),
- режим рабочего времени и отдыха,
- условия оплаты труда,
- характер работы (разъездной, дистанционный, гибридный, иной),
- порядок предоставления отпусков,
- социальные гарантии,
- дополнительные условия (испытание при приеме на работу, условия о неразглашении коммерческой и иной тайны, охраняемой законом).
Дополнительно включаются условия об установлении испытания при приеме на работу, сохранении коммерческой тайны, материальной ответственности, предоставлении гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством РФ. При необходимости в договор вносятся особые положения, связанные со спецификой деятельности, например, условия о командировках или использовании имущества работодателя.
После согласования всех пунктов трудовой договор подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Работодатель проставляет подпись и печать (при наличии), а сотрудник подтверждает согласие своими реквизитами. С этого момента документ приобретает юридическую силу, и работник считается принятым на должность.
Один экземпляр передается сотруднику под подпись, а второй хранится в кадровых документах предпринимателя вместе с приказом о приеме на работу.
4. Издать приказ
При подготовке приказа предпринимателю необходимо указать реквизиты работодателя, включая полное имя индивидуального предпринимателя и его регистрационные данные. В тексте документа фиксируется фамилия, имя и отчество работника, должность, на которую он принимается, дата вступления в должность, в случае заключения срочного договора указываются основания, предусмотренные ТК РФ и дата окончания договора. Дополнительно могут быть отражены условия оплаты труда, порядок предоставления отпусков, испытательный срок, если он предусмотрен, а также иные сведения, которые работодатель считает необходимыми для закрепления в официальной форме.
Форма приказа о приеме на работу, как правило, составляется на основе унифицированного бланка, который рекомендован Госкомстатом, но предприниматель вправе разработать собственный вариант, сохраняя обязательные реквизиты.
После подписания приказ вступает в силу с даты, указанной в документе.
Важно:
- Приказ издается на основании трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
- Содержание приказа должно соответствовать договору (ст. 68 ТК РФ).
- Работник знакомится с приказом под роспись в течение трех дней с начала работы.
Приказ является основанием для начисления заработной платы и предоставления трудовых гарантий, таких как оплачиваемый отпуск, больничные и другие социальные выплаты.
5. Соблюдение законодательства при работе с персональными данными
Также необходимо учесть требования к обработке персональных данных сотрудников.
Действия работодателя:
1. Разработать локальный нормативный акт о порядке обработки персональных данных работников (например, «Положение о персональных данных»).
В нем следует закрепить:
- цели и способы обработки данных;
- перечень обрабатываемых данных и сроки их хранения;
- порядок доступа к данным и меры защиты;
- права работников и порядок их реализации;
- порядок ознакомления работников с документом под роспись.
2. Уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала их обработки.
3. Получить согласие от работника на обработку персональных данных.
6. Внести запись в трудовую книжку работника
На основании трудового договора и приказа о приеме на работу вносится запись в бумажную трудовую книжку или в электронную в цифровом формате. В ней указываются: порядковый номер, дата приема, сведения о должности, наименовании работодателя, реквизиты самого приказа.
7. Отправить сведения о трудовой деятельности в СФР
Для индивидуальных предпринимателей с одним или несколькими сотрудниками используется форма ЕФС-1, утвержденная Приказом СФР 17.11.2023 № 2281, которая подается через единую цифровую платформу (ЕЦП). При численности работников до 10 человек отчет можно сдать на бумажном носителе путем направления отчета Почтой России в установленные законодательством сроки.
В отчете указываются сведения о каждом сотруднике, дата начала трудовой деятельности и расчетные данные для начисления страховых взносов (сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа). В ЕФС-1 указываются также должность, реквизиты приказа, код выполняемой функции (по ОКЗ).
После отправки отчета Социальный фонд проверяет корректность данных и подтверждает их получение. В случае выявления ошибок или несоответствий предприниматель обязан внести исправления и направить корректирующий отчет. Правильная передача сведений обеспечивает учет стажа сотрудника, начисление пенсионных прав, выплат по временной нетрудоспособности и других социальных пособий.
