Не указан продавец или ИНН
Если в чеке нет названия продавца и его ИНН, инспекторы могут заподозрить неладное: вдруг вы не сделали никакой сделки или она вовсе фиктивная. Еще одна частая ошибка — неправильно указанное имя продавца, например, опечатка в фамилии. Из-за этого налоговики не могут определить, кто именно получил деньги и как их облагать налогом. Чек не примут, а вас оштрафуют.
В чеке должно быть название, указанное при регистрации компании. Так что когда настраиваете кассу, внимательно проверяйте данные вашей организации. Не ленитесь периодически обращать внимание на реквизиты в чеках во избежание неприятностей.
Неправильные дата и время
В чеках нужно указывать реальные дату и время покупки. Типичная ошибка — продавец пробивает товар в московском магазине в 13:30, а время на кассе указано неверное — 14:30, плюс час. Из-за этого чек могут не принять в налоговой. Время может отличаться не больше чем на 5 минут от фактического времени покупки. Следите за этим.
Если ваш покупатель — в другом городе и платит по безналу, чек желательно выбивать и отправлять ему сразу, как придет оплата. Максимум — на следующий день.
Если в кассе дата и время будут расходиться с реальными датой и временем продажи, вам придется платить больше налогов. Например, водители должны собирать чеки для отчетности, когда совершают рейс по маршруту и заправляют авто. Если место и время заправки в чеке не соответствуют маршруту и дате рейса, налоговики не учтут такие расходы.
Неправильное название товара
В чеках нужно указывать конкретное наименование покупки. Нельзя писать абстрактно — например, «строительные материалы». Вместо этого лучше прописать конкретные типы материалов, которые вы продаете — «минеральная вата», «пескобетон», «пенополистирол» и так далее.
Есть исключение, когда можно оставить обобщенное название товара в чеке — если покупатель внес предоплату, но пока точно не знает весь перечень товаров, которые хочет купить. Тогда в чеке можно указать общее наименование или слово «предоплата». Чек при предоплате также выдают сразу.
Неправильный НДС
Индивидуальным предпринимателям на ОСНО (общей системе налогообложения, при которой предприниматель платит НДС, НДФЛ, налог на имущество и другие налоги) нужно указывать в кассовых чеках ставку и сумму НДС. Если НДС в чеке указан неверно, у продавца будут проблемы — к нему могут прийти с проверкой. Например, может быть ошибка в ставке НДС — 18% вместо 10%. Или у плательщика, который должен выплачивать НДС в чеке указано «НДС не облагается». Из-за подобных ошибок продавец рискует получить штрафы или заплатить больше налогов, чем предполагал.
Конечно, нельзя включать неверный НДС в стоимость товара: получается, что покупатель будет переплачивать, а продавцу придется возвращать переплаты — по всем пробитым чекам, которых может быть немало, если ошибку не заметили вовремя. Настраивая кассу и выбивая чеки, проверяйте НДС.
Два чека на одну покупку
Если вы случайно сформировали 2 чека, это нужно исправить. По закону, устранив ошибку самостоятельно, вы освобождаетесь от ответственности и штрафов. Чтобы исправить ситуацию, надо сформировать чек коррекции или возврата — в зависимости от версии формата фискальных данных (ФФД) кассы. В ФФД 1.05 ошибки исправляют чеком возврата, в ФФД 1.1. — чеком коррекции.
Если вы выбили 2 чека, а покупатель еще не успел уйти — отлично, оформляйте возвратный чек. Если покупатель уже умчался по делам, в зависимости от формата фискальных данных — выбивайте или возвратный чек (ФФД 1.05) или чек коррекции (ФФД 1.1).
Чек возврата можно выбить в любой день, когда удобно — не страшно, если вы исправите ошибку позже, но в разумные сроки. В чеке нужно указать «обратный» признак расчета. Например, если чек был с признаком «приход», в отменяющем чеке нужно указать признак «возврат прихода», если «расход» — «возврат расхода». Еще нужно указать способ оплаты — налоговики рекомендуют писать «встречное предоставление», если возврат денег не делали. Если возврат был, указывают, как именно вернули деньги — наличными или на карту.
Чек коррекции тоже можно выбить, когда удобно — например, на следующий день после ошибки. Сначала отменяют ошибку чеком коррекции, затем выбивают чек коррекции с правильными данными. Признак расчета в этом случае тоже «обратный». В коррекционный чек переносят полные реквизиты из неправильного чека, в том числе данные, которые были указаны неправильно.
Также указывают:
Больше о том, как формировать чек коррекции, можно узнать в рекомендациях ФНС России.
Чек испортился
По закону, вся информация на чеке должна четко читаться минимум полгода после выдачи чека. Если чек нечитаемый (например, выцвел или залит водой), инспекторы могут его не принять. Ведь если в чеке нельзя прочитать реквизиты для отчетности, он не подтверждает расходы.
Делайте копии чеков, когда сотрудник приносит авансовый отчет, чтобы избежать проблем с налоговой. Копии заверяйте записью «копия верна», печатью компании и подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника.
Если вы покупатель, попросите продавца прислать электронную копию чека на e-mail — она имеет такую же силу, как и бумажный.
Выцветший чек в ФНС могут не принять
Коротко
1. Верно указывайте в чеке наименование продавца и ИНН, иначе налоговая не примет чеки.
2. Дата и время в чеке должны отражать действительные дату и время продажи. Или у налоговой возникнут вопросы к реальности покупки.
3. Указывайте конкретные названия товаров, или в налоговой решат, что покупки не было или она фиктивная.
4. Верно указывайте ставку и сумму НДС, чтобы не переплачивать по налогам.
5. Исправляйте ошибки самостоятельно, если выбили двойной чек, чтобы избежать штрафов.
6. Делайте и заверяйте копии бумажных чеков, выдавайте покупателям электронные копии.