Предприниматели подписывают множество документов — договоров, отчетности, исходящей корреспонденции, поэтому вынуждены делегировать подписание отдельных бумажных и электронных документов ответственным сотрудникам. Раньше менеджер компании мог подписать электронный документ своей электронной подписью или подписью юридического лица и направить на рассмотрение контрагенту. После 1 сентября он сможет применять только электронную подпись физического лица и оформленную на него специальную электронную доверенность — машиночитаемую доверенность (МЧД). Суть новшества в том, чтобы другая сторона — контрагенты и госорганы — могла видеть личные данные подписанта и объем доверенных ему полномочий при подписании любого электронного документа. Ранее в статье мы рассказывали о том, как бизнесу оформлять доверенность в бумажном виде.
Что такое МЧД и из чего она состоит?
Машиночитаемая доверенность простыми словами — уже давно знакомая предпринимателю доверенность, но в электронной форме, в формате xml. С 1 сентября 2023 года она будет обязательна к применению, об этом говорится в Федеральном законе от 06.04.2011 №63-ФЗ, требования к содержанию электронной доверенности законодательно регламентированы в Приказе Минцифры от 18.08.2021 №857.
Так, электронная доверенность, оформленная на физическое лицо, в обязательном порядке должна содержать:
- наименование и номер;
- Ф.И.О., СНИЛС, ИНН доверителя-физического лица, ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей), для доверителя юридического лица — наименование, адрес, ИНН, регистрационный документ и Ф.И.О. руководителя;
- дату совершения доверенности;
- срок действия (если имеется);
- полномочия с указанием их идентификаторов в соответствии с классификатором полномочий в соответствии с Приказом Минцифры от 18.08.2021 №856, размещенным во ФГИС «Единая система нормативной справочной информации»;
- данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия МЧД — например, информационная система нотариата, если МЧД подлежит нотариальному заверению;
- данные о квалифицированной электронной подписи, которой подписывают документы;
- наличие права передоверия в соответствии с положениями статьи 187 ГК РФ.
Отдельные государственные органы и ведомства могут самостоятельно устанавливать формы МЧД — так, например, на официальном сайте ФНС разместила свою форму документа. Таким образом, предпринимателям стоит быть внимательными и быть в курсе последних изменений нормативных документов, чтобы ничего не упустить.
Где нужна машиночитаемая доверенность?
Стоит отметить, что работа с машиночитаемыми доверенностями была запущена еще в 2022 году и они уже применяются отдельными компаниями.
С 1 сентября ситуация кардинально изменится, и сотрудники смогут подписывать документы только своей подписью с оформленной на них МЧД в следующих основных случаях:
- работа с документами в ЭДО;
- взаимодействие с банками и другими информационными системами;
- подписание документов и отчетности для отправки в государственные органы (ФСС, ФНС, Росстат и др.).
Таким образом, предпринимателю уже сейчас стоит задуматься об оформлении и использовании такой доверенности, чтобы успеть решить необходимые организационно-технические вопросы и обучить новым правилам работы с ЭП своих сотрудников.
Как оформить МЧД?
Машиночитаемую доверенность на сотрудника можно оформить только через ФНС и ее доверенные удостоверяющие центры, включая ПАО «Промсвязьбанк».
Чтобы оформить МЧД на сотрудника, следует предпринять следующие шаги:
Определить список подписантов от лица компании и полномочия. Работает сотрудник с ЭДО или отправляет отчетность — без МЧД ему точно не обойтись. Также важно уточнить, есть ли у сотрудника действующая ЭП физлица — при отсутствии ее необходимо получить. Стоит ответственно отнестись и к определению полномочий сотрудника, в противном случае он не сможет подписывать требуемые документы.
Определиться с типом машиночитаемой доверенности. Так, для обмена документами в ЭДО сотруднику коммерческой компании потребуется B2B-доверенность, а для предоставления документов и отчетности в государственные органы — B2G-доверенность.
Заполнить сведения о подписанте в форму доверенности и подписать квалифицированной электронной подписью руководителя. Выше уже были обозначены требования к содержанию МЧД и возможность разработки форм электронных доверенностей отдельными ведомствами: требуется внести необходимые сведения в бланк и подписать его квалифицированной электронной подписью руководителя.
Воспользоваться сервисами ФНС и ее доверенных удостоверяющих центров для отправки файлов и оформления МЧД. Важно не забыть подкрепить не только доверенность в формате xml-файла, но и сертификат ЭП физического лица сотрудника, на которого оформляется МЧД. Срок действия МЧД не привязан к сроку действия электронной подписи.
Все эти действия предприниматель может как провести самостоятельно, так и делегировать своим сотрудникам, например системному администратору. Если же организовать работу своими силами не получается, можно обратиться к специалистам сторонних компаний за довольно демократичный ценник.
Можно ли отозвать или передоверить МЧД?
К машиночитаемым доверенностям, как и к бумажным, также применимы положения статьи 188 ГК РФ: она может быть отозвана руководителем компании или сотрудник может добровольно отказаться от полномочий. Предпринимателю целесообразно подумать о прекращении выданной МЧД, например, в случае его увольнения. Сотрудник также может отозвать МЧД самостоятельно. После подписания сведения об отзыве или прекращении МЧД будут направлены в удостоверяющий центр — информация об этом будет доступна в карточке МЧД.
Кроме того, теперь можно передоверять выданную электронную доверенность. Сделать это могут следующие лица:
- сотрудник, на которого уже была оформлена МЧД с правом передоверия — в случае передачи полномочий он подписывает новую МЧД своим сертификатом ЭП;
- нотариус по заявлению лица с оформленной МЧД с правом передоверия — новый документ уже подписывается ЭП нотариуса.
Сложность схемы передоверия в том, что новый сотрудник будет вынужден при каждом подписании предоставлять всю цепочку МЧД и сертификатов. Так что стоит своевременно отзывать электронные доверенности на уволившихся сотрудников и оформлять новые МЧД.