Руководители должны своевременно предпринимать необходимые для этого меры, например, утвердить эффективные правила внутреннего трудового распорядка, грамотно делегировать обязанности, сверяться с бизнес-планом. Так, работодателям важно учитывать пожелания работников и уважать их право на отдых, но при этом не допускать бизнес-простоев и заботиться о взаимозаменяемости кадров в компании. Согласно опросу, проведенному в этом году среди работающих россиян, 47% респондентов были вынуждены трудиться в отпуске, потому что никто не мог выполнить их работу.
Заранее составить график отпусков
Компании должны утвердить график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до Нового года, то есть до 17 декабря 2024 года. При этом важно, чтобы такой документ был рабочим и содержал актуальные данные: в противном случае он будет бесполезным. В случае необходимости график можно скорректировать с согласия сотрудника и руководителя.
Вот несколько правил, о которых нужно знать предпринимателю, чтобы грамотно составить такой документ.
- Отпуск ключевых и взаимозаменяемых специалистов не должен совпадать по датам.
- Даты отпусков целесообразно согласовывать с руководителями отделов, что позволит точечно распределять задачи и решать проблему кадрового дефицита локально.
- Ознакомление сотрудников с утвержденным документом и его изменениями обязательно.
- Согласно положениям ст. 123 Трудового кодекса РФ, руководитель может, но не обязан предоставлять отпуска всем работникам именно в удобное для них время (но в статье ТК указано несколько категорий, чьи нужды учитывать обязательно — родители инвалидов, многодетные и т. д.).
- Руководитель может попросить сотрудника не ходить в отпуск по графику, а с его согласия перенести даты (ст. 124 ТК РФ).
Предпринимателям следует контролировать соблюдение графика. Уход сотрудника в отпуск должен быть обязательно задокументирован в заявлении, которое должно быть своевременно предоставлено в отдел кадров. Срок предоставления стоит прописать в правилах внутреннего распорядка компании: за это время предприниматель сможет принять решение о том, кому делегировать обязанности отсутствующего сотрудника.
Правильно делегировать обязанности
Одна из самых частых проблем, заставляющих сотрудников выполнять рабочие задачи и отвечать на звонки в отпуске, — неумение руководства делегировать обязанности. Также для выполнения отдельных задач от работников могут требоваться определенные навыки и дополнительное профессиональное обучение — траты на эти цели должны быть заранее запланированы в бюджете компании.
Возложение обязанностей на период отпуска основного сотрудника оформляется приказом, с которым знакомится ответственный сотрудник. В частности, в документе обязательно устанавливается размер доплаты за совмещение. Мотивировать сотрудника выполнять больше работы может не только денежное вознаграждение: это могут быть ДМС, детские подарки, путевки на санаторно-курортный отдых и оздоровление.
Планировать потребность в кадрах
Проблема кадрового голода может быть актуальной не только в пору отпусков, но и, например, в период расширения компании. В свою очередь, это диктует предпринимателю необходимость постоянно анализировать штатное расписание, чтобы оно соответствовало текущему бизнес-плану. Цели компании могут меняться, а значит, в определенных обстоятельствах (например, высокий сезон) могут потребоваться дополнительные сотрудники.
Если штатное расписание не позволяет нанять больше сотрудников, а бюджет ограничен, для предпринимателя возможен вариант найма внешнего специалиста. Экономить точно не стоит: перегрузка сотрудников чревата их эмоциональным выгоранием, снижением мотивации, спадом продуктивности и риском увольнения.
Запланировать траты в бюджете компании
Стимулирующие выплаты и поощрения, наем внешних специалистов, обучение штатных сотрудников, отпускные выплаты — эти траты должны быть учтены в бюджете компании заблаговременно.
Компаниям важно избегать незапланированных расходов и придерживаться утвержденных бизнес-планов.
Предложить сотруднику гибридный график работы
Гибридный (или комбинированный) график позволяет сотруднику выполнять работу из дома или другого удобного ему места и посещать офис лишь в некоторых случаях. Такой формат работы устанавливается индивидуально, а условия прописываются в трудовом договоре. Установить всем сотрудникам гибридный график не получится, но для некоторых специалистов он может быть удобным.
При этом предпринимателю придется учесть ряд моментов:
1. В трудовом договоре потребуется указать точное количество дней/часов в месяц, которые работник должен тратить на удаленку и работу в офисе.
2. Такие сотрудники должны постоянно отчитываться о проделанной работе, а руководителям необходимо тратить дополнительное время на проверку их отчетов.
3. Компенсация за использование личной техники, ПО, интернет — дополнительные траты, которые могут быть не предусмотрены в бюджете.
4. Не у каждого специалиста есть личное оборудование — компании придется его предоставить. При этом важно оформлять факт выдачи документально и следить за его возвратом в случае увольнения сотрудника.
Стоит отметить, что из-за кадрового дефицита все больше руководителей согласны с таким графиком своих подчиненных. Так, во втором квартале года 57,4% сотрудников совмещали работу и личные дела.
У гибридного графика есть не только преимущества, но и минусы: повышенный риск утечки информации, систематических переработок и выгорания сотрудников, ослабления внутреннего контроля и т. д.
Использовать гибридный отпуск
Еще один кейс предпринимателей — внедрение системы гибридных отпусков. Так, в отдельных компаниях работники по соглашению с работодателем могут не использовать оплачиваемые дни основного отпуска по ТК РФ, а выделять время на личные дела в рабочем графике. При этом в компаниях используются автоматизированные решения для расчетов индивидуального лимита часов каждого сотрудника, которые тот тратит на отдых.
Такая система удобна руководителям: работники успевают выполнять работу и планировать время отдыха, повышается их продуктивность и качество выполнения обязанностей. Сотрудники не теряют в зарплате и успевают планировать свою жизнь, при этом повышается их удовлетворенность от работы.
Для внедрения гибридных отпусков предпринимателю потребуется время и деньги на автоматизацию, что не всегда возможно в ситуации острого дефицита кадров и ограниченного бюджета.
В погоне за дополнительными часами отдыха работники рискуют систематически перерабатывать и выгорать на работе — об этом важно помнить и заботиться о своих сотрудниках.
Таким образом, любой бизнес на разных этапах нуждается в определенном кадровом потенциале, и предпринимателю важно своевременно анализировать потребность в специалистах, изыскивать средства на обучение сотрудников дополнительным функциям и денежное вознаграждение, при необходимости — на наем внешних сотрудников. Умение правильно делегировать обязанности также снизит риск ощутить дефицит кадров и поможет в организации бизнес-процессов. Стоит понимать, что тенденция качественного ведения бизнеса диктует предпринимателям необходимость бережно относиться к интересам работников и их праву на полноценный отдых.