Для достижения поставленных целей руководители и сотрудники выполняют бесчисленное число задач и контролируют бизнес-процессы, при необходимости взаимодействуя с живыми людьми — клиентами, партнерами, коллегами, контролерами. Чтобы быть продуктивными и добиваться наилучших результатов, современным специалистам необходимо владеть навыками успешной коммуникации: ведения переговоров, деловой переписки, проведения видеоконференций. Так, например, деловые переговоры будут успешными, если ответственный сотрудник умеет поддерживать вежливый диалог и производит приятное первое впечатление. Для этого ему необходимо знать и соблюдать правила делового этикета — о них и поговорим далее.
Что такое деловой этикет и чем он полезен?
Деловой этикет — это нормы и правила, которые должен соблюдать специалист в деловой сфере. Так, он должен руководствоваться ими при общении с клиентами по телефону, на рабочем совещании, в переписке с госорганами, т. е. абсолютно везде. Знание и следование общепринятым нормам поведения помогает:
- заручиться доверием и уважением в коллективе;
- формировать имидж;
- добиваться поставленных целей в переговорах;
- находить решения в спорных ситуациях и конфликтах, форс-мажорах;
- достигать результатов в общем.
Для того чтобы производить на людей приятное впечатление и вызывать доверие, специалисту важно придерживаться данных правил в любой ситуации, а не время от времени.
Важно отметить, что деловой этикет — это не только о личном подходе сотрудника к выполнению обязанностей, но и о его ценностных ориентирах. Пунктуальный, ответственный и компетентный сотрудник всегда будет на хорошем счету у руководства, а его уважительность, тактичность и вежливость высоко оценят коллеги и клиенты.
Современные компании стремятся быть клиентоориентированными и находить индивидуальный подход, выстраивая с партнерами долгосрочные отношения. Предприниматели все чаще требуют от своих сотрудников соблюдения правил делового этикета и делают их неотъемлемой частью корпоративной культуры. Такой подход основан на уважении к людям и их ценностям, то есть с его помощью формируется положительное мнение о деловой репутации компании в целом.
Правильный имидж — это важно
Первое впечатление, которое специалист производит на окружающих, формирует его имидж. Положительный или не очень, он становится своеобразной визитной карточкой и способен влиять на восприятие конкретного человека окружающими. Так, например, систематические опоздания и неопрятный внешний вид сотрудника заставит сомневаться в его серьезном отношении к обязанностям — ему не доверят выполнение ответственных задач, даже если он опытный профессионал.
Имидж — это не только одежда и внешность, он формируется из нескольких составляющих:
- внешний облик — одежда, прическа, макияж;
- мимика и жесты, сопровождающие речь;
- характер речи — тембр, манера, скорость;
- походка и движения;
- ценностные ориентиры и мировоззрения.
Многие специалисты отмечали, что в общении немалую роль играют невербальные средства коммуникации — мимика, жесты и движения говорящего. Так, например, американский психолог Альберт Меграбян выразил мнение, что только 7% информации в разговоре между людьми передается словами, 38% — с помощью интонаций голоса и 55% — невербально.
Таким образом, для формирования положительного делового имиджа следует придерживаться этих правил:
- поддерживать опрятный внешний облик и соблюдать правила дресс-кода;
- контролировать манеру речи;
- следить за мимикой и жестами.
Стоит отметить, что эмоции в деловом общении допустимы, но они должны быть уместными и сдержанными.
Базовые правила делового этикета — какие они?
Стоит отметить, что деловой этикет насчитывает великое множество правил, применимых для различных случаев: деловых переговоров, кофе-брейков и бизнес-ланчей, видеоконференций и встречи делегаций. Тем не менее существуют основные правила, обязательные к исполнению на работе. Вот они.
- Вежливое обращение к окружающим. Слова приветствия и прощания, «спасибо», «пожалуйста» — все они должны присутствовать в речи, так как помогают произвести на собеседника хорошее впечатление, продемонстрировать открытость к диалогу и даже сгладить острые углы в беседе.
- Обращение по имени и отчеству. Важно не допускать фамильярности в общении и уважительно обращаться к коллегам и руководителям.
- Пунктуальность в деловой сфере — неотъемлемый элемент имиджа, который высоко ценится в коллективе.
- Соблюдение правил субординации. Общение с руководителями основано на соблюдении личных границ и должностной иерархии, которые недопустимо нарушать. Так, например, не стоит занимать место руководителя или брать первое слово на совещании.
- В любой ситуации необходимо следить за культурой речи. В деловом общении следует использовать профессиональные термины, однако они должны быть понятны собеседникам.
- Окружающие высоко оценят умение слушать. В диалоге не стоит перебивать собеседника: уточняющие вопросы всегда можно задать после.
- Тактичность в общении с коллективом. Иногда умение промолчать в нужной ситуации не менее ценно, чем говорить.
- Соблюдение коммерческой тайны. Рабочим сведениям и тайне деловой переписки нет места за пределами компании — недопустимо разглашать и обсуждать их с друзьями и родственниками.
- Уважение к традициям, обычаям и культуре других стран. Это правило особенно актуально в деловых командировках и совещаниях с представителями из других стран, когда важно произвести приятное впечатление и расположить их для ведения переговоров.
- Ранняя подготовка к важным событиям — переговорам, видеоконференциям и деловым встречам. Небрежное отношение и откладывание в долгий ящик способны сорвать не одно мероприятие и подорвать уважение окружающих. Так, например, перед началом видеоконференции важно заранее проверить оборудование, продумать план выступления и подготовиться к вопросам участников.
Таким образом, в деловой сфере важно сформировать и поддерживать положительный имидж, и тогда он будет работать на сотрудника. Для этого необходимо соблюдать правила делового этикета и с уважением относиться к окружающим.