Плюсы ЭДО — какие они?
Электронный документооборот имеет весомые преимущества, которые помогают бизнесу экономить средства и время и, как следствие, увеличивать эффективность. Ниже отметим самые главные из них.
- Экономия времени. Подписать документ электронной подписью и переслать — операция займет максимум несколько минут, в отличие от распечатывания, подписания и проставления печатей на бумажном документе.
- Простота обмена электронными документами. Бюрократическая рутина со сбором и хранением бумажных документов, организацией почтовой пересылки останутся в прошлом.
- Снижение затрат на бумагу и пересылку документов. Стоимость обслуживания ЭДО ощутимо меньше, чем затраты на обмен документами офлайн.
- Удобный архив документов. Электронным документам не нужно отдельное помещение для хранения и куча шкафов — теперь архивы можно хранить на специальных защищенных серверах. А утилизировать электронные документы также проще, чем огромный бумажный архив за несколько лет.
К сожалению, и у электронных документов есть ограничения в сроке хранения, ведь любые носители информации и оборудование могут устаревать и ломаться. По этой причине законодательно закреплен перечень документов, которые не могут быть переведены в электронную форму даже в том случае, если компания перейдет на использование ЭДО.
Какие документы нельзя перевести в ЭДО?
Электронный документооборот компании, как правило, охватывает все сферы деятельности: кадровый учет и трудовые отношения, деловую переписку, бухгалтерский учет, договорные отношения. Тем не менее нельзя перевести в электронный вид следующие документы:
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- журналы прохождения работниками инструктажей по охране труда.
Полный перечень документов, которые не подлежат переносу в ЭДО, содержится в статье 22.1 ТК РФ, статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральном законе от 11.03.1997 №48-ФЗ «О переводном и простом векселе».
Отдельные государственные органы
могут требовать предоставления и хранения определенных сведений и отчетности на
бумаге, поэтому полностью уйти от бумажных документов не получится. Кроме того,
предпринимателю также придется хранить архив бумажных документов до перехода
компании на ЭДО.
Таким образом, при переходе на электронный документооборот предпринимателю не стоит полностью отказываться от бумажных архивов и документов — стоит тщательно обдумать, какие из них перевести в ЭДО, а какие оставить на бумаге.
Перейти на ЭДО — что для этого нужно?
Определить документы, которые нужно перевести в ЭДО. Ранее мы уже упоминали, что совсем уйти от бумажных носителей не получится — стоит тщательно продумать, какие документы войдут в электронный документооборот, а какие придется по-прежнему хранить на бумаге. Важно помнить, что требования к формам отдельных электронных документов закреплены законодательно — это касается бухгалтерского учета и отчетности, кадрового учета.
Внести изменения в учетную политику. Компания должна отражать в своей учетной политике тот факт, что подписывает, принимает к учету и хранит подписанные электронной подписью бухгалтерские документы, отчетность и иные документы.
Назначить ответственное лицо за ведение ЭДО и хранение архивов электронных документов. Хранение электронных документов должно быть организовано так, чтобы исключить их порчу, кражу или потерю в течение всего срока хранения, поэтому важно назначить в компании отдельного сотрудника, который будет следить за состоянием архива электронных документов и вовремя делать резервные копии.
Продумать схему взаимодействия сотрудников при ЭДО. Предпринимателюважно понимать, как будет происходить подписание и обмен электронными документами в компании, — стоит продумать, сотрудники каких отделов будут вовлечены, как организовать цепочку взаимодействия между ними, какие полномочия каждый из них должен иметь и так далее. Порядок организации внутреннего электронного документооборота целесообразно закрепить в отдельном локальном акте с ознакомлением ответственных лиц.
Получить электронную цифровую подпись. Для работы с ЭДО необходимо получение и использование электронной цифровой подписи, выданной одним из аккредитованных удостоверяющих центров в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». Важно также помнить, что законодательство определяет несколько видов ЭП, которые могут быть использованы в ЭДО: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи. Так, простая и неквалифицированная ЭП имеют ограничения в подписании отдельных документов, а ряд программных решений в сфере ЭДО работает только с квалифицированными электронными подписями — без помощи системного администратора здесь не обойтись. Часто на подписание отдельных документов уполномочены несколько сотрудников — не забудьте оформить на них ЭП и закрепить во внутреннем приказе, какие документы они могут подписывать своей электронной цифровой подписью.
Выбрать подходящее техническое решение для работы с электронными документами. На рынке ПО можно найти множество программ для организации ЭДО на любой вкус и бюджет, причем они могут быть как отдельными веб-версиями для работы с электронными документами, так и интеграционными модулями, которые встраиваются в используемое ПО. Чтобы подобрать программу, необходимую именно вашему бизнесу, стоит посоветоваться с системным администратором и уже перешедшими на ЭДО компаниями.
Оповестить контрагентов о переходе на ЭДО. Расскажите поставщикам и клиентам, что компания перешла на электронный документооборот, в отдельном письме. Также целесообразно добавить их в системе ЭДО, чтобы обмениваться электронными документами, и подписать с ними соответствующее соглашение об использовании электронного документооборота.
Как хранить электронные документы?
Важно понимать, что оригиналом любого электронного документа является цифровой файл, подписанный электронной цифровой подписью, — именно он имеет юридическую силу. По запросу контролера его копия может быть распечатана на бумаге с отпечатком квалифицированной электронной подписи, однако постоянно распечатывать электронные документы не требуется.
Предпринимателям не стоит забывать об обязанности хранить электронные документы и обеспечивать их сохранность. Сроки хранения электронных документов отдельно законодательно не закреплены, однако общий порядок их хранения прописан в приказе Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Так, документ предписывает хранить электронные документы следующим образом.
Хранение электронного архива на физических носителях в двух экземплярах. Отдельные операторы ЭДО предоставляют услугу по созданию облачных хранилищ электронных документов на отдельном сервере с созданием резервной копии на другом. Два жестких диска, две флешки или два сервера — все зависит от бюджета компании.
Проверка сохранности файлов не реже чем раз в 5 лет. В течение этого срока файл документа не должен был поврежден, в ином случае его перезаписывают на новый носитель. Рекомендуемый формат для сохранения электронного документа — PDF/A (согласно п. 2.31 приказа Министерства культуры РФ от 31.03.2015).
Уничтожать электронный документ путем уничтожения физического носителя с данными. После этого обязательно издается акт об уничтожении.
Таким образом, электронный документооборот имеет явные преимущества в использовании и облегчает трудовые будни предпринимателей. Обойтись без бумажного документооборота совсем не получится, но со временем документов на бумаге будет становиться все меньше, и возможно будет создание юридически значимых электронных копий бумажных архивов, что позволит совсем уйти от бумажного документооборота.