Объективная и всесторонняя оценка деятельности компании выступает главным инструментом для принятия ключевых управленческих решений. Чтобы ее получить, предпринимателю требуется постоянно анализировать множество финансовых показателей. Часто одной только бухгалтерской отчетности для решения этой задачи недостаточно и требуется внедрять дополнительные, внутренние формы отчетности. Управленческая отчетность может быть более информативной и полезной руководителю бизнеса, чем бухгалтерская, главное — организовать такой учет правильно.
Управленческий учет — что это такое?
Управленческий учет представляет собой специально организованный процесс сбора, обработки и анализа финансовой информации и подготовку внутренней отчетности в соответствии с установленными в компании правилами и методами. Он не является обязательным и не регламентируется в законах — при этом предприниматели сами, в зависимости от целей, выбирают формы доклада и состав анализируемых показателей, методы их получения и обработки, порядок представления пользователям. Например, это может быть подготовка полученных данных для построения прогноза в краткосрочной перспективе или анализ структуры прибыли компании за предыдущий период, которые могут быть полезны руководителю и менеджерам для планирования деятельности и выбора стратегии развития бизнеса.
Управленческий учет компаний условно подразделяется на виды — вот лишь некоторые из них:
- производственный учет расскажет предпринимателю все о себестоимости продукции;
- бюджетный учет поможет рационально планировать и тратить бюджет компании;
- учет продаж отражает всю необходимую информацию в разрезе вида товара, работы, услуги, клиента, региона;
- стратегический учет позволяет определить место компании на рынке, знать своих клиентов, поставщиков, конкурентов, сравнительную характеристику ассортимента реализуемой продукции, способов производства, технического оснащения;
- маржинальный учет ведется для оптимизации стоимости продукции, затрат на ее производство и соотношения с объемами реализации.
Такой учет может вестись в отношении материальных запасов, дебиторской и кредиторской задолженности и любых других показателей. Главное, чтобы он был информативен и отвечал поставленным целям.
В чем преимущества?
Управленческий учет и бухгалтерский учет содержат информацию о финансовой деятельности компаний и предпринимателей, однако они сильно отличаются. Прежде всего, бухгалтерский отчет для ряда предпринимателей обязателен, а правила его ведения строго регламентированы законодательством, документы составляются по утвержденной методике и представляются контролерам в установленные для этого сроки.
В отличие от бухгалтерского, управленческий учет регламентируется только документами компании: такая отчетность составляется для внутреннего пользования. Как правило, она имеет расширенную детализацию и включает большое количество анализируемой информации, что полезно не только для оценки текущей деятельности, но и для определения направлений развития бизнеса — в этом главное преимущество управленческого учета.
Чем предпринимателю может быть полезен такой учет и почему данных только из бухгалтерских отчетов может быть недостаточно?
Бухгалтерские отчеты содержат четко определенную, обобщенную информацию, а управленческие — раскрывают до мелочей. Показатели из бухгалтерского баланса, данные о прибылях и убытках, движении денежных средств и об изменениях капитала не всегда содержат нужную разбивку и представлены в требуемом разрезе. Стоит отметить, что отдельные компании и предприниматели и вовсе формируют отчеты в упрощенной форме или ведут только налоговый учет.
Повлиять на финансовые результаты в бухгалтерской отчетности уже нельзя, а в управленческой — можно, если оперативно анализировать и принимать нужные решения. Здесь информация формируется и предоставляется отделами так часто, как это нужно компании, а не как прописано в нормативных актах.
Бухгалтерский учет жестко регламентирован, а управленческий — нет. Так, за нарушение сроков предоставления бухгалтерской отчетности контролеры накажут предпринимателей штрафом. Ответственность за полноту и своевременность предоставления ответственными специалистами управленческой отчетности определяется внутри компании.
Управленческий учет дает возможность не только анализировать сложившуюся финансовую деятельность, но и планировать ее. Бухгалтерский учет отражает финансовое состояние бизнеса только на основании уже произошедших задокументированных фактов хозяйственной деятельности.
Таким образом, управленческий учет имеет немало плюсов и принципиально отличается от бухгалтерского — как минимум, составом финансовых показателей, целями представления отчетности и конечными пользователями информации. Вместе с тем объективность и потенциальная польза такой информации всецело зависит от того, насколько грамотно этот учет организован.
Как правильно организовать?
Введение управленческого учета в компании требует проведения большой подготовительной и организационной работы, контроля над внедрением, а в некоторых случаях — дополнительных расходов. Важно понимать, что цели компании изменчивы — следовательно, объем анализируемых для принятия решений данных также должен изменяться. Кроме того, затраты на внедрение управленческого учета не должны превышать потенциальную пользу от его использования.
Далее дадим несколько полезных советов, как организовать управленческий учет у себя в компании.
Установить цели, для достижения которых будет формироваться отчетность. Это подготовительный этап, на котором предприниматель должен понять, что ему действительно нужен управленческий учет и зачем.
Определить бизнес-процессы, которые будут отражаться в отчетности. Это также пригодится для организации и разграничения функционала отделов по подготовке информации.
Разработать документ, регламентирующий учет в компании. На этом этапе следует максимально ответственно подойти к содержанию локального акта и определить в нем:
- краткосрочные и долгосрочные цели управленческого учета;
- задачи;
- методы ведения — параллельно с бухгалтерским учетом или нет;
- состав отчетности и анализируемых показателей;
- как часто и в какой срок предоставляется;
- кому предоставляется и кто имеет доступ к учету;
- при необходимости — иную информацию.
Назначить ответственных сотрудников. Еще один тонкий нюанс, о котором придется подумать, — разграничение зон ответственности отделов компании за достоверность тех или иных данных. Предприниматели несут ответственность за своевременность и правильность принятия решений в бизнесе. Важно, чтобы это понимали и работники компании.
Автоматизировать обработку данных. Формировать отчетность можно быстрее, если изыскать средства на внедрение дополнительного программного обеспечения и надстроек в бухгалтерские программы. Главное, чтобы решение было по карману. Целесообразно максимально детализировать информацию на бухгалтерских счетах, используя субсчета: так бухгалтерия окажет неоценимую помощь в организации управленческого учета и позволит быстрее их обрабатывать.
Еще недавно управленческий учет использовался лишь на крупных предприятиях — из-за немалых временных и финансовых издержек на его организацию и нехватки кадров. Сейчас тенденция изменилась, и к необходимости его внедрения приходит все большее число малых и средних компаний.