Предприниматели и компании ежедневно работают с огромным количеством кадровой и бухгалтерской документации, которую необходимо правильно оформлять и хранить, — это касается и бумажных, и электронных носителей. Новые правила оформления, хранения и выдачи архивных документов установлены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Его требования обязательны для применения не только в организациях — отдельные положения касаются и предпринимателей, поэтому важно сразу правильно организовать архивное хранение документации, чтобы обезопасить себя от утраты важного документа или от штрафа за его непредоставление по требованию чиновников.
Каких документов касаются новые правила хранения?
Требования приказа распространяются на правила комплектования, архивного хранения, учёта и выдачи следующих основных видов документов. Например, к ним относятся:
- бухгалтерские документы и отчётность;
- кадровые документы (трудовые договоры, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.);
- кассовые документы;
- договоры, соглашения, доверенности;
- налоговые документы;
- учредительные документы;
- документы предпринимателя;
- документы по начислению и уплате страховых взносов и пособий.
Предприниматель может расширить перечень документов, которые он будет хранить, — для этого потребуется издать отдельный локальный акт.
Сколько хранить?
Вступивший в силу документ определяет сроки хранения многочисленных документов — одни из них должны храниться в организации лишь 5 или 6 лет, другие — свыше 10 лет или вовсе постоянно (до ликвидации).
Важно отметить, что предприниматель также может установить свой срок хранения нужных ему документов, если такие требования не установлены Приказом, издав соответствующий локальный акт компании. Также ему придётся это сделать в случае хранения документов из Приказа Росархива со сроком «до минования надобности».
В вопросе соблюдения сроков хранения документов предпринимателям стоит быть особенно внимательными. Когда такой срок прямо не установлен, в отдельных случаях следует перестраховаться и хранить документ дольше — например, если на основании него организации была предоставлена налоговая льгота.
Индивидуальным предпринимателям также нужно хранить документы, за исключением случаев, когда по тексту Приказа прямо установлена такая обязанность только для организаций, к примеру договоры и доверенности.
После истечения сроков хранения документы подлежат обязательному уничтожению.
Что нужно сдавать в архив?
Важно отметить, что бумажные документы со сроком хранения до 10 лет включительно не сдают — их можно хранить в структурном подразделении, если это позволяют условия и наличие свободного места.
Документы с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) подлежат сдаче на архивное хранение. Стоит отметить, что теперь сдать документы в архив можно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве. В этом случае у предпринимателя есть несколько вариантов, как это сделать.
Оборудовать архив на своей территории и за свой бюджет. Хранить документы в подвальном помещении нельзя — согласно требованиям, помещение под архив должно иметь искусственное освещение и вентиляцию, а также отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами. Полный перечень требований установлен п. 78 Приказа. В компании абсолютно точно должен быть сотрудник, ответственный за ведение и сохранность архива, — не забудьте издать соответствующий приказ и прописать соответствующие обязанности в должностной инструкции.
Воспользоваться услугами специализированных организаций по архивному хранению. Предприниматель может доверить вопрос сохранности документов сторонней компании по договору возмездного оказания услуг — особенно если нет возможности самостоятельно оборудовать архив или найти соответствующее помещение. Перед заключением договора стоит уделить внимание тщательной проверке организации, куда планируете сдать документы.
Как формируются дела на бумаге?
Документы в зависимости от характера срока архивного хранения — постоянного или временного — объединяются в дела. Так, в дело включают документы в соответствии с его заголовком, в рамках одного календарного года. Дела могут быть и переходящими, например личные дела работников.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 может устанавливать дополнительные требования к каталогизации документов и оформлению дела. Например, при объединении документов по заработной плате в дело следует разделять лицевые счета и располагать ФИО работников в алфавитном порядке. В дело с документами также следует включать относящиеся к ним дополнительные листы согласований, ознакомлений.
Толщина корешка дела не должна быть более 4 сантиметров, а количество листов — не более 250. Обложка дела должна быть твёрдой, при прошивке листов делают четыре прокола или три, если дело малоформатное.
Как хранить электронные документы?
Предприниматели и компании могут создавать цифровые архивы и хранить их на физических носителях (флешки, жёсткие диски) или в системах хранения электронных документов (СХЭД). Сделать это можно как самостоятельно, так и воспользовавшись услугами сторонних организаций.
Если электронные документы переданы на хранение на физических носителях, то их включают в СХЭД — дальнейшее хранение на флешке или диске допускается только в том случае, если не требуется поддерживать юридическую значимость документов.
Электронный документ, передаваемый на хранение, должен состоять из основной части в формате PDF и метаданных с регистрационно-учётными сведениями. Эти файлы могут иметь приложения в текстовых, табличных, графических форматах или форматах аудиовизуальных документов, электронные подписи.
Требования к хранению архивных документов весьма многочисленны, однако при грамотном делегировании обязанностей задача по формированию архива станет посильной.
Наконец, уничтожать документы по истечении сроков хранения также нужно правильно — в большинстве случаев они содержат персональные данные сотрудников, поэтому делать это придётся силами компании и под контролем ответственного сотрудника. Чаще всего компании используют для этих целей шредер.
Стоит ответственно относиться к вопросу уничтожения документации с конфиденциальными сведениями и персональными данными — попадание таких документов на свалки неминуемо приведёт к разбирательствам с участием полиции, штрафам и предписаниям прокуратуры, что не нужно ни одному ответственному предпринимателю.