Зачем бизнесу электронная подпись и как ее получить

Что такое электронная подпись (ЭП)

Электронная подпись — цифровой аналог «живой» подписи, который упрощает работу с электронными документами. Подпись подтверждает авторство документов и делает их юридически значимыми. Например, электронный счёт на услуги с подписью будет иметь ту же силу, что и бумажный оригинал.

Первый закон об электронной подписи был принят в январе 2002 года (№1-ФЗ от 10.01.02) — тогда она называлась цифровой электронной подписью или ЭЦП. Такую аббревиатуру используют до сих пор, хотя теперь правильнее использовать сочетание ЭП (электронная подпись). 

Сейчас применение ЭП регулируется новым законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Упоминается подпись и в других актах — например, в законе от 27 июля 2006 года ЭП названа аналогом собственноручной подписи физлица. 

Также ЭП упоминается в приказе ФСБ от 27 декабря 2011 г. № 796, где были утверждены требования к средствам ЭП и удостоверяющего центра (УЦ).

Зачем нужна ЭП

Экономит время. С помощью ЭП предприниматель может подписывать договоры, счета и заявления, отчёты и декларации, платёжные поручения и исковые заявления без личного присутствия. Представьте, сколько можно сэкономить времени, просто отправляя все документы через интернет без очередей.

ЭП экономит время не только организациям, но и физлицам — например,  с её помощью можно зарегистрировать собственный бизнес, подать заявление в суд, оформить ребёнка в детский сад или получить налоговый вычет. 

Расширяет географию и рынок сбыта. С помощью подписи можно ощутимо расширить географию бизнеса, а также увеличить рынок сбыта собственной продукции за счёт участия в электронных торгах.

Упрощает документооборот и облегчает взаимодействие компании с внешними партнёрами, сдачу бухгалтерской или статистической отчётности, подачу деклараций, участие в электронных торгах, а также заказ товаров и услуг в интернете. 

Защищает от подделки. Обычную подпись на бумажном носителе легко подделать, при этом независимая экспертиза личной подписи не всегда может помочь, так как в подписи мало символов. Если же документ подписан ЭП, в её подлинности можно не сомневаться — такая подпись спасает от подмены оригинала, копирования или фальсификации документов. 

Защищает от потери. Бумажный документ могут украсть, его можно потерять или случайно повредить. С электронными документами подобного можно не бояться.

Наконец, в некоторых случаях без электронной подписи уже не обойтись — она обязательна для всех плательщиков НДС и организаций со штатом от 25 человек — вся отчётность по ним сейчас принимается только в электронном виде.

Виды ЭП

ЭП дает электронным документам тот же правовой статус, что и бумажным. Она бывает трёх видов: простая, квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП подтверждает, что её создал конкретный человек. Это наиболее простая и часто используемая подпись, которую достаточно легко взломать. 

Мы ставим ПЭП ежедневно по нескольку раз и даже не думаем об этом — это комбинации символов, известные всем коды доступа из смс, простые пары «логин-пароль» в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. 

Такая подпись не является юридически значимой, но может приравниваться к собственноручной подписи, если стороны заключат об этом отдельное соглашение. В соглашении нужно прописать правила определения подписанта по подписи и обязательства о соблюдении конфиденциальности.

Где используют

ПЭП часто применяется при банковских операциях, для аутентификации в информационных системах, для заверения документов внутри компании. Также ПЭП используют физлица и предприниматели для получения части госуслуг — например, для замены паспорта, отправки электронного заявления на регистрацию ИП или ООО, подтверждения деятельности в ФСС, оплаты штрафов и т.д. 

Как получить

ПЭП можно бесплатно оформить с помощью программы «КриптоАрм» или платно получить в любом учреждении, которое занимается выдачей подписей, например, в МФЦ. Для этого нужно прийти в центр с паспортом и СНИЛС и заполнить заявление на изготовление электронного сертификата.

После этого вам выдадут бумажное уведомление с логином и паролем, которые нужно ввести в личном кабинете на сайте госуслуг – по желанию эти данные можно поменять. Простая электронная подпись действует пожизненно, её примерная стоимость — 900-950 рублей, а вместе с носителем (флешкой, другим накопителем) — 1500-1600 рублей. 

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП считается более надежной, чем ПЭП. Она помогает определить личность её владельца и проверить, менялся ли документ после подписания. 

Подпись создаётся с помощью специального программного обеспечения (средств криптографической защиты) и состоит из двух ключей: закрытого и открытого.

• Закрытый ключ хранится на специальном USB-носителе с пин-кодом или в компьютере владельца — пин-код знает только он, и держать его нужно в тайне. С помощью закрытого ключа владелец создаёт электронные подписи, которыми и подписывает документы.
• Открытый ключ доступен всем, с кем владелец ведёт документооборот. Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям документа проверить подлинность подписи. 

Государство никак не контролирует и не защищает такие подписи: создавать, выдавать и использовать их может любое учреждение, поэтому в судах, например, НЭП не принимают. 

Где используют

Использование НЭП оправдано для внутреннего документооборота компании. Подойдёт она и для внешнего, но только если стороны предварительно об этом договорились, заключив соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. С помощью НЭП можно участвовать в электронных торгах, заключать сделки с клиентами и партнёрами.

Шаблон соглашения о доверии электронным подписям.

Такая подпись подходит скорее физлицам, юрлицам и ИП с внушительным внутренним документооборотом — во многих других ситуациях её функционала может быть недостаточно. 

Как получить

Такую подпись можно создать самому с помощью программы, но только она и опознает эту подпись. Также НЭП можно получить в удостоверяющем центре (УЦ) — их список можно найти на портале УФО или на сайте Минкомсвязи.

Выбирая УЦ, убедитесь, что он имеет аккредитацию Минкомсвязи, лицензии ФСБ и желательно ФСТЭК.

После оплаты подпись записывают на флешку или другой накопитель — каждый раз, когда она понадобится, нужно вставлять флешку в компьютер. Стоит НЭП около 1500 рублей, действует год. 

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Это самая надёжная подпись — она регламентирована государством. Как и НЭП, КЭП создаётся с помощью средств криптографической защиты и позволяет идентифицировать своего владельца. 

КЭП состоит из двух частей — ключа, который записывается на USB-носитель, и лицензированной программы, которую можно использовать только ограниченное время действия ключа. Данные владельца будут под защитой, даже когда срок действия ключа истечёт. Взломать КЭП почти невозможно.

Отличается КЭП от НЭП в следующем: 

• КЭП имеет квалифицированный сертификат в бумажном и электронном виде;
• программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России;
• КЭП нельзя сделать самому — выдать её может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязью;
• документы, подписанные КЭП, юридически имеют такую же силу, как и подписанные собственноручно на бумаге, что регулируется статьёй 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Где используют

Если коротко — везде. Она подходит для: 

• удалённой подачи документов;
• работы с государственными порталами (ФНС, ПФР, ФСС и другие);
• сдачи бухгалтерской, налоговой, статистической и другой отчётности в контролирующие органы через интернет;
• оформления трудовых отношений с удалёнными сотрудниками;
• подписания счетов-фактур, актов, ведомостей, накладных ТОРГ-12 и других документов;
•  взаимодействия с государственными информационными системами: Госуслуги, Росреестр и ещё более 300 площадок.
• участия в электронных торгах и госзакупках на федеральных электронных торговых площадках;
• участия в торгах и покупки имущества банкротов на множестве площадок;
• взаимодействия с ЕГАИС;
• подачи документов на регистрацию юрлица и ИП, а также внесения изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• регистрации сделок с недвижимостью.

Также КЭП доверяют суды и налоговая.

Как получить

Заявку на изготовление КЭП подают на сайте удостоверяющего центра. Получают готовую подпись лично или курьерской доставкой. Адреса аккредитованных центров, которые могут выдавать электронную подпись.

Если подаёте заявку как физлицо, нужно взять с собой в центр паспорт, СНИЛС и ИНН. 

Для ИП и юрлиц пакет документов шире: 

• свидетельство и уведомление о госрегистрации;
• копия устава (для юрлиц);
• выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (срок давности не больше 30 дней, можно получить на сайте ФНС);
• ИНН;
• паспорт (для ИП);
• СНИЛС лица, на чьё имя оформляется подпись (для ИП);
• нотариально заверенная копия приказа о назначении руководителя или доверенность на работника, заверенная подписью руководителя и печатью (для юрлиц);
• если подпись получает доверенное лицо, нужна нотариально заверенная доверенность и паспорт получателя;
• если ЭП выпускают не на руководителя, нужно предоставить в УЦ доверенность на право подписывать документы от лица компании;
• для иностранной организации — перевод на русский язык документов о государственной регистрации, выданных за границей.

Удостоверяющий центр может запросить и другие документы, например, приказ о назначении владельца ЭП. Большинство центров просят предоставлять оригиналы или нотариально заверенные копии.

После заполнения заявления и оплаты счёта удостоверяющий центр выдаёт сертификат с информацией о владельце и ключи подписи, а также записывает их на карту памяти или флешку (можно принести свои или купить в центре за 1200-1300 рублей). Эта же информация фиксируется в Реестре сертификатов.

Подпись действует год с момента изготовления — после этого сертификат нужно снова оплатить. 

Как проверить подлинность ЭП

После получения подписи не помешает проверить, что в ней содержатся правильные реквизиты. Если в данных будет ошибка, подписанные ею документы будут недействительны. 

Проверить полученную ЭП можно несколькими способами: 

1 С помощью Госуслуг.

На портале есть специальный сервис, в котором можно проверить подлинность ЭП. Для проверки нужно загрузить электронный документ, подпись в котором нужно проверить, а также файл самой подписи. 

Если подпись подлинная и документ не подвергался изменениям, сервис выдаст сообщение о прохождении проверки, данные о владельце и создателе ЭП и срок ее действия

2 С помощью сервиса «Контур. Крипто».

На портале  от компании СКБ «Контур» можно не только проверить подпись, но и подписать, зашифровать и расшифровать любой документ. Сертификат подписи должен быть выдан в УЦ «Контур» или любом другом аккредитованном УЦ.

3 С помощью плагина для офисных программ Word и Excel.

4 В программе «КриптоАРМ».

5 С помощью плагина для Adobe Reader, который работает с pdf-документами.

6 С помощью плагина для браузеров Safari, Chrome  и так далее.

Коротко 

1. Тип подписи отличается в зависимости от сферы применения.
2. Простая подпись не имеет юридической силы и подойдёт для ежедневных задач — например, использования интернет-сайтов.
3. НЭП подойдёт для внутреннего или внешнего электронного документооборота.
4. Для участия в госзакупках, дистанционной отправки документов или регистрации онлайн-кассы нужна КЭП.
5. Можно использовать разные виды ЭП для разных действий — например, подписывать ПЭП внутренние документы, а КЭП применять для сдачи отчётности в налоговую.