От того, насколько эффективно работают сотрудники компании, зависит, будут ли достигнуты цели и результаты в соответствии с бизнес-планом. Многие предприниматели стремятся анализировать деятельность своего штата и мотивировать людей на достижение наилучших результатов. При этом компании специально внедряют систему показателей эффективности, а условие о достижении работником заданных значений KPI находит отражение в трудовом договоре и влияет на размер заработной платы, карьерный рост и условия работы.
Что такое KPI и зачем он нужен?
KPI (Key Perfomance Indicator) — ключевой показатель эффективности, используемый для оценки деятельности компании и достижения ею тактических или стратегических целей. Ключевые показатели эффективности подразделяются на следующие виды:
- показатели затрат — сумма расходов в стоимостном выражении;
- показатели эффективности — отношение результата к затратам;
- показатели функционирования — соответствие процессов алгоритму;
- показатели производительности — отношение результата к затраченному на его достижение времени;
- показатели результата — отражают полученный эффект и особенно важны в вопросе управления сотрудниками, так как позволяют оценивать продуктивность их работы.
Эти показатели могут быть как качественными, так и количественными. Также KPI подразделяют на оперативные и стратегические: первые характеризуют текущую деятельность, а вторые отражают результат деятельности за определенный период.
Многие компании разрабатывают и внедряют целые системы KPI для оценки деятельности работников, чтобы максимально четко понимать, достигаются ли ими поставленные краткосрочные цели, финансовые результаты, планы продаж, производства и так далее.
Преимущество использования KPI в том, что такая система позволяет получать всестороннюю оценку деятельности компании на основе рассчитанных сопоставимых показателей, а также мотивировать сотрудников, нацеливая их на достижение определенных значений KPI, например, выплатами премий, продвижением по карьерной лестнице или бонусами.
Однако использование KPI должно быть оговорено в трудовом контракте с работником, а также закреплено в локальных актах компании. В противном случае предприниматель рискует нарушить права сотрудников при оценке их результатов и выплате заработной платы.
Как внедрить в компании KPI?
Для каждой компании в этом вопросе требуется индивидуальный подход — такая система должна быть максимально прозрачной и объективной, а порядок расчета показателей — понятным для персонала. Именно поэтому вариант «скачать из интернета» в большинстве случаев не подходит — придется разрабатывать самостоятельно или выделять бюджет на привлечение специалистов для разработки и внедрения системы KPI «под ключ», исходя из особенностей видов деятельности и бизнес-процессов компании.
При разработке и внедрении KPI предпринимателю стоит руководствоваться следующими основными правилами и принципами.
Правило «10/80/10» говорит о том, что компания для оценки деятельности должна использовать около 10 ключевых показателей результативности, до 80 ключевых показателей производительности и 10 ключевых показателей эффективности.
Принцип управляемости и контролируемости: подразделению, ответственному за получение результата, должны быть предоставлены все ресурсы, их деятельность и результат можно проконтролировать.
Принцип партнерства предполагает взаимодействие между всеми заинтересованными лицами для достижения максимального эффекта: потребителями, контрагентами, сотрудниками и так далее.
Принцип перенесения усилий на главные направления: для повышения эффективности требуется повышение полномочий отдельных работников, проведение дополнительного обучения и тренингов, налаживание эффективного взаимодействия.
Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности, повышения производительности. В компании должна быть создана такая схема интеграции между показателями и отчетностью, которая бы стимулировала работников на конкретные действия в целях повышения эффективности, — подход «оценка ради оценки» здесь абсолютно неприемлем.
Принцип согласования показателей со стратегией компании. Цели компании со временем могут изменяться, поэтому, один раз внедрив систему KPI, ее нужно будет постоянно адаптировать.
Перед тем как начать использовать KPI, необходимо оценить потенциальную пользу для вашей компании: не перегрузит ли анализ показателей эффективности текущую деятельность. В наиболее крупных компаниях со сложной системой KPI часто используются CRM-системы, позволяющие получать анализ KPI за считаные минуты нажатием одной кнопки. Такие системы часто дорого стоят и могут быть не по карману малому бизнесу, поэтому важно понимать, кто будет заниматься расчетом и анализом KPI в вашей компании и насколько это целесообразно. Возможно, будет не лишним сперва попробовать ее в качестве пилотного проекта.
Как оформлять использование системы KPI?
Использование системы показателей эффективности при оценке результатов деятельности должно быть документально оформлено.
Закрепите KPI в локальных нормативных актах. Перед тем как включать условие об использовании KPI в трудовых договорах, нужно прописать это в коллективном договоре, положении о премировании и стимулирующих выплатах, разработать положение об использовании KPI. Важно не забыть ознакомить сотрудников с этими документами.
Уведомите сотрудника об изменениях условий оплаты труда. Сделать это нужно будет не позднее чем за два месяца в соответствии со статьей 74 ТК РФ.
Пропишите условие о внедрении в компании KPI в трудовых договорах. Предприниматель должен также озаботиться подписанием дополнительных соглашений к трудовым договорам ранее оформленных на работу сотрудников. Так, в документах для каждого работника четко устанавливаются индивидуальные цели и задачи, взаимосвязь между достижением компании определенных значений KPI и выплатой премий, ее размером, другими бонусами. Важно, чтобы все условия были прописаны четко и прозрачно, чтобы с работниками не возникало конфликтов и трудовых споров.
Стоит отдельно пояснять работникам, как рассчитываются KPI и их премии. В отдельных компаниях, использующих KPI, с работниками проводятся частые оперативные совещания на тему достижения отделами показателей эффективности и текущих целей компании, поясняется расчет показателей, а в целях мотивации приводятся примеры достижения отдельными работниками наилучших результатов труда. При этом, к сожалению, использование KPI не может избавить предпринимателя от недопониманий с работниками, поэтому всегда нужно быть готовыми к возможным трудовым спорам.
Также важно отметить, что внедрение системы KPI возможно и в одностороннем порядке, по инициативе работодателя при обоснованном изменении технологических или организационных условий труда (ст. 135 ТК РФ).
KPI в трудовом договоре: как можно и как не нужно?
Перечень самых частых ошибок работодателей при внедрении KPI:
- Расплывчатость формулировок. Итог: введение работника в заблуждение. Кроме того, если заработная плата сотрудника состоит из должностного оклада и премии, размер которой привязан к KPI, то сотрудники могут претендовать на повышенные премии, подгоняя результаты под неточно сформулированные условия KPI. (Кстати, в нашей другой статье мы разбирали, как правильно составить трудовой договор и прописать условие о наличии стимулирующих выплат.)
- Для каждого работника выполнение таких KPI, на которые он способен повлиять. И, наоборот, недопустимо требовать с работника выполнение показателей, которые никак не связаны с его трудом.
- Слишком много KPI на одного сотрудника. Лучше выбрать не более пяти параметров. Расчет показателей должен быть прозрачным и понятным для работника.
- KPI никак не связаны с целями компании, из-за чего теряется весь смысл системы.
- Установление недостижимых работником целевых значений KPI, что чревато судебными разбирательствами.
- Использование KPI в качестве наказания работников, в том числе применение дисциплинарных мер вплоть до увольнения. Позиции судов и отраслевых государственных органов по поводу увольнения сотрудника по причине систематического невыполнения KPI весьма неоднозначны. У работодателя потребуют подробное обоснование действий: какие задачи были поставлены, созданы ли для работника необходимые условия для выполнения показателей KPI, мог ли он вообще их достичь и так далее. Такие ситуации могут обернуться лишней головной болью и финансовыми потерями. Наиболее безопасным выходом в случае невыполнения работником KPI будет просто не заплатить ему оговоренную часть премии.