Как правильно организовать бухгалтерский учет в компании

Шаг 1. Назначьте ответственного за ведение бухгалтерии

Бухгалтерский учет ведут не все — индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако они должны фиксировать факты деятельности в книге учета доходов и расходов в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

Вести бухгалтерский учет самостоятельно, нанять штатного специалиста или отдать на аутсорсинг — у предпринимателя есть выбор. В любом случае нужно сразу утвердить приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника. Не забудьте о квалификационных требованиях к такому лицу, которые могут отличаться в зависимости от типа компании. Так, для публичных акционерных обществ обязательными требованиями к бухгалтеру являются наличие высшего образования, отсутствие неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики, а для должностей с категорией — иметь опыт работы в должности с более низкой категорией не менее одного года (подробнее смотрите требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также профессиональный стандарт «Бухгалтер» — приказ Минтруда РФ от 21.02.2019 № 103н.).

Сразу планируйте расходы на бухгалтерию: возможно, стоит обратиться к услугам сторонней организации или к подходящим сервисам. Помните, что при любом варианте ответственность за организацию бухучета и соблюдение закона несет руководитель (п. 6 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Он же считается главным бухгалтером, если нет специально назначенного сотрудника.

Шаг 2. Разработайте и утвердите учетную политику

Учетная политика — локальный нормативный документ с принципами и правилами ведения бухгалтерского и налогового учета для каждой конкретной компании. Можно объединить их в одном документе, а можно разделить по каждому виду учета. Но важно разработать его в том виде, в котором планируете вести учет: контролеры могут тщательно проверить документ и сверить со всеми финансовыми операциями.

Правила составления учетной политики законодательно регламентируются следующими документами:

• Налоговый кодекс РФ;
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Федеральные стандарты бухгалтерского учета;
• ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»;
• План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

ИП могут не разрабатывать учетную политику для ведения бухгалтерского учета, но обязаны это сделать для организации налогового учета. Новые компании должны утвердить ее в течение 90 дней с момента регистрации, плательщики НДС — до конца квартала, в котором зарегистрирован бизнес.

Вот примерный список того, что прописывают в учетной политике:

• лицо, ответственное за ведение учета;
• форма учета — упрощенная, автоматизированная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная;
• методология ведения бухгалтерского учета — например, способ признания доходов и расходов, оценки материальных запасов, способ начисления амортизации основных средств;
• методология ведения налогового учета — метод признания доходов, применяемые регистры налогового учета;
• первичные документы для принятия к учету;
• перечень лиц, имеющих право подписи первичных бухгалтерских документов;
• форма бухгалтерской отчетности — полная и упрощенная, порядок и сроки представления промежуточной отчетности;
• рабочий план счетов для отражения операций.

Выбранный метод ведения бизнеса должен соответствовать утвержденной учетной политике: своевременно вносите изменения в документ при изменении законодательства РФ, реорганизации компании или изменении ее видов деятельности (все случаи установлены ПБУ 1/2008 и статьей 313 НК РФ).

Шаг 3. Выберите режим налогообложения и ведите налоговый учет

Все компании и ИП обязаны вести налоговый учет, подавать отчетность или книги учета доходов и расходов в ФНС и уплачивать в бюджет налоги и взносы. Для этого они изначально выбирают режим налогообложения в соответствии с Налоговым кодексом РФ. Сегодня предприниматели могут вести свою деятельность на ОСНО или пользоваться спецрежимами — УСН, ЕСХН, ПСН, НПД, АУСН. У каждого из режимов свои особенности применения и ограничения, которые нельзя нарушать — подробнее о них мы рассказывали в нашем материале.

Сделайте это заранее:

• рассчитайте возможную налоговую нагрузку на бизнес и проанализируйте состав доходов и расходов, чтобы выбрать оптимальный налоговый режим;
• определите состав бухгалтерской отчетности, которую придется подавать в ФНС: например, для ИП это книга учета доходов и расходов (КУДиР), а для отдельных компаний — бухгалтерская отчетность в упрощенном виде, состоящая из бухгалтерского баланса и отчета о прибыли и убытках;
• составьте полный налоговый календарь компании, где будут отражены крайние даты отправки уведомлений в ФНС, расчетов с бюджетом по всем налогам и др.

Эти пункты помогут не просрочить платеж и своевременно сдать отчет. Особенно важно правильно формировать бухгалтерскую отчетность — основные правила ее составления и унифицированные формы закреплены:

• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н;
• ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».

Шаг 4. Принимайте к учету на основании первичных документов

Все бухгалтерские операции отражаются на счетах бухгалтерского учета в зависимости от их видов. План счетов и инструкция утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. Для этого используется принцип двойной записи — это означает, что один и тот же расход или доход одновременно отражается в дебете (поступлении) одного счета и кредите (выбытии) другого.

На основе первичных бухгалтерских документов и данных об операциях и формируется бухгалтерская отчетность. При этом важно, чтобы они обеспечивали полноту и достоверность ведения бухгалтерского учета в компании. Все это регламентируются федеральными стандартами бухгалтерского учета (ФСБУ) и положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), а в некоторых случаях — отраслевыми стандартами бухгалтерского учета.

Для холдингов, которые представляют собой группу компаний с общим контролирующим владельцем или управляющей компанией, есть своя специфика ведения бухгалтерского учета. Так, например, на предприятии может вестись бухгалтерский управленческий учет, никак не закрепленный законодательно. Это может делаться для внутренних целей — например, для того, чтобы повысить эффективность принимаемых решений. Главная задача бухучета внутри холдингов — это разработка системы документооборота между головной компанией и дочерними. При этом взаимосвязи дочерних компаний внутри холдинга могут отличаться. Например, если дочерние организации между собой не связаны, бухгалтерский учет может вестись в каждой дочерней компании отдельно. Однако если между дочерними компаниями осуществляются взаимные операции, при составлении общей отчетности их необходимо исключить.

Шаг 5. Храните документы в установленном порядке

Бухгалтерские первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета нужно хранить в соответствии с законодательством. Подробно о том, как хранить документы по новым правилам, мы уже рассказывали тут. Например:

• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность хранятся не менее 5 лет;
• документы учетной политики — не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления отчетности.

У некоторых документов длительные сроки хранения, а есть и такие, которые должны храниться постоянно: это регламентирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Все вышеперечисленные шаги помогут организовать качественное ведение бухгалтерского учета в штате компании или подумать о привлечении внештатных специалистов. Это зависит в первую очередь от бюджета компании.

Сэкономить на услугах специалистов и получить качественную помощь в ведении бухгалтерского учета поможет готовое решение от ПСБ — сервис «Онлайн-бухгалтерия». Его инструментов достаточно для выполнения основных задач бизнеса. Он помогает самостоятельно рассчитать налоги и сформировать бухгалтерскую отчетность, вести расчеты с контрагентами, вносить данные и выгружать документы из 1C.

Главные достоинства сервиса:

• экономит бюджет на услугах штатных бухгалтеров и внешних специалистов;
• доступен как предпринимателям, ведущим бухучет самостоятельно, так и компаниям — для них есть специальный тариф «Бизнес»;
• доступен из любой точки — не нужно приезжать в офис;
• подойдет бизнесу с любым налоговым режимом.

Помимо базового функционала, в онлайн-бухгалтерии есть и другие полезные фишки, которые могут здорово облегчить жизнь предпринимателю. О них мы подробно рассказываем в статье.