Кто такой удаленный сотрудник?
Понятия «удаленная работа», «дистанционная работа», «удаленный сотрудник» прочно вошли в повседневные бизнес-практики, а пандемия ускорила эти процессы во всем мире: в 2021 году около 16% населения планеты работает в удаленном формате все время, а 80% опрошенных работают из дома 3 и более дней в неделю, по данным Owl Labs. Работодатели переходят на удаленку сами и переводят своих сотрудников, экономя на организации дополнительных рабочих мест (лишь около 25% компаний в мире выделяют деньги на закупку техники для «домашних офисов»), «подъемных» деньгах для перевода особо ценных кадров из регионов и снижая риски заражения Covid-19. Удаленный (или дистанционный) сотрудник – это человек, который работает вне офиса и использует для этого собственные оборудование, доступ к интернету и другие каналы связи с компанией, но при этом обязан соблюдать внутренний распорядок и подчиняться вышестоящему руководству.
Удаленная работа: «за» и «против»
Дистанционный труд, как и любой другой формат работы, имеет свои достоинства и недостатки, которые каждому работодателю необходимо взвесить перед тем, как переводить сотрудников на удаленку. 32,2% опрошенных Olw Labs HR-менеджеров заявили, что эффективность сотрудников выросла после перевода на удаленку, но 22,5% с ними не согласны. В свою очередь, 94% сотрудников заявили, что эффективность их работы не снизилась или даже выросла при работе из дома. Тем не менее, встречаются ситуации, когда дистанционный сотрудник перестает выходить на связь, а позже предприниматель получает требования от заказчика о возмещении убытков за неисполнение условий договора. Но не стоит забывать, что злоупотребления и халатность могут допускаться работниками и в офисе.
| «Плюсы» удаленки | «Минусы» удаленки |
| + Для бизнеса: экономия средств на съемных площадях под офис и оснащении рабочих мест; | – Для бизнеса: затраты по времени на обучение, анализ отчетов сотрудников, рабочее общение онлайн; |
| + Высокая скорость решения задач; | – Удаленный труд возможен не на всех должностях; |
| + Возможность нанимать персонал в регионах с меньшими зарплатными ожиданиями. | – Дополнительные трудности в организации контроля за сотрудником. |
| + Для сотрудников: не отвлекают коллеги, за спиной не стоит начальник; экономия времени и денег на проезд. | – Низкая мощность домашних компьютеров и их уязвимость для вирусов и хакеров. |
| + Работа из любого места, где есть интернет и связь; | – Для сотрудников: недостаток корпоративного общения; |
| + Потенциальная возможность получать большую заработную плату с более гибким графиком работы. | – Сложности с организацией рабочего места дома и проблемы с тайм-менеджментом. |
Как оформить трудовые отношения с сотрудником на удаленке?
Трудовые отношения между удаленным сотрудником и работодателем в России регламентируются статьей 312 Трудовым кодексом (ТК РФ) и Законом об удаленной работе (ФЗ № 407 от 08.12.2020) и оформляются трудовым договором (или дополнительным соглашением к нему). Как правило, организации на практике сталкиваются с двумя основными случаями, когда нужно оформить удаленную занятость для сотрудников: либо компания переводит часть штата из офиса в период действия пандемийных ограничений или в связи с другими обстоятельствами, либо сразу нанимает новых сотрудников на удаленный режим работы.
Если нужно перевести работника из офиса на дистант, то между сотрудником и работодателем заключается дополнительное соглашение, в котором прописываются:
а) дистанционная характер труда работника;
б) причина перевода на удаленку;
в) рабочий распорядок, время отдыха;
г) организация документооборота – способы и порядок связи между работником и компанией;
д) обязательность подтверждения о получении электронных документов в случае их направления удаленным сотрудником/работодателем;
е) порядок предоставления сотрудником отчетности о проделанной работе, время и периодичность выхода на связь с компанией, другие аспекты контроля работодателя за его работой.
Как правило, такое соглашение заключается на определенный период или с окончанием действия/наступлением определенных обстоятельств, что обязательно в нем указывается. На основании заключенного дополнительного соглашения компания необходимо издать внутренний приказ о переводе сотрудника на удаленку с ознакомлением под роспись. Работодателю не стоит забывать об уведомлении за 2 месяца до перевода работника на удаленку, так как заключенное дополнительное соглашение является изменением трудового договора. Из-за нарушения сроков уведомления контрольные органы могут наложить на работодателя крупный штраф. Его можно избежать, если работник напишет заявление с просьбой о переводе на дистанционную работу по собственному желанию – в этом случает уведомление не потребуется.
Если компания или ИП оформляют на удаленную работу новых сотрудников, то удалённый способ работы прописывается сразу в трудовом договоре, без дополнительных соглашений и уведомлений. В случае использования систем электронного документооборота при заключении трудового договора со стороны компании договор подписывается усиленной квалифицированной цифровой подписью, а со стороны работника – усиленной квалифицированной или неквалифицированной цифровой подписью (в соответствии с Законом об электронной подписи № 63-ФЗ). В документе указывается срок действия трудового договора, описанные выше пп. «а», «в», «г», «д», «е», а также другие положения, такие как требования и рекомендации по программно-техническому оснащению рабочего места, компенсация расходов на связь/интернет, порядок передачи работнику необходимого оборудования компанией, дополнительные основания для расторжения договора по инициативе работодателя. Согласно ТК РФ, бумажный экземпляр договора необходимо направить сотруднику в течение трех календарных дней с момента заключения по почте заказным письмом с уведомлением.
Часто предприниматели совершают ошибку, используя труд дистанционных работников и заключая с ними договор ГПХ, содержащий признаки трудовых отношений. Мы уже ранее объясняли тут, чем договор ГПХ отличается от трудового, и как правильно его оформить. При проверке контрольными органами таким компаниям и ИП грозят крупные штрафы и взыскания неуплаченных в бюджет налогов и страховых взносов.
Как организовать работу с удаленным работником максимально эффективно?
Для начала, разработайте проект трудового договора или дополнительного соглашения, которые планируете заключать. Целесообразно утвердить в компании локальный акт об организации удаленной работы с учетом направления деятельности компании с ознакомлением всех сотрудников под роспись. В этом может помочь квалифицированный юрист, имеющий опыт в составлении таких документов. Затем ознакомьте будущего удаленного сотрудника с его режимом работы, правилами внутреннего распорядка компании, необходимыми для его работы локальными актами под роспись. Отдельно поясните, что дистанционный формат работы не освобождает его от соблюдения трудовой дисциплины компании, и он не может без объяснения причин покидать свое рабочее место.
Частой проблемой становится программно-техническое оснащение рабочего места удаленного сотрудника. Если у него нет нужного оборудования или программы, их необходимо обеспечить и провести инструктаж. Убедитесь, что оборудование работника будет иметь как минимум антивирус, а лучше обеспечить шифрование коммуникаций и безопасный доступ к корпоративной системе, например, по токенам с индивидуальными пользовательскими сертификатами. В 2020 году число совершенных киберпреступлений в России выросло в 3,4 раза (до 174 млн.) из-за массового перехода работников на удаленку и недостаточной защиты домашних компьютеров, показывают данные «Лаборатории Касперского». Как говорят в МВД, эта цифра продолжает расти – за январь-май 2021 года увеличение составило 25% по сравнению с аналогичным периодом в прошлом году. Мы ранее писали в статье, как бизнесу защитить свои данные от киберпреступников и недобросовестных сотрудников.
Еще одна проблема, ярко проявляющаяся при переводе части штата на удаленку – это вопросы связи и координации. Назначьте сотрудников (более одного, желательно взаимозаменяемых), которые будут координировать и контролировать удаленную работу. Организовывайте онлайн-чаты и совещания по видеосвязи – это позволит быть в курсе дел. В первую очередь рассматривайте кандидатов на удаленку, территориально находящихся в пределах области или города – так можно прописать в трудовом договоре обязательное условие о периодическом посещении работником офиса компании, а его неисполнение включить в список оснований для расторжения трудового договора. Разработайте форму отчета о проделанной работе, по которой будет отчитываться сотрудник.
Корпоративное общение и юмор позволят сотруднику на удаленке чувствовать себя частью компании, не ощущать «брошенным» один на один с проблемами, а разработка специальных памяток по удаленной работе поможет правильно самоорганизоваться. Например, в разгар локдауна весной 2020 года солисты израильского оперного театра продолжали репетировать по видеосвязи и записывать об этом смешные ролики. Для поддержания качества работы и командного духа необходимо выстроить систему мотивации, как это сделать, мы уже рассказывали здесь. Важно помнить, что именно удаленные работники больше всего подвержены риску перетрудиться и эмоционально «выгореть» на работе – в настоящее время почти 50% российских компаний жалуются на увольнения удаленных сотрудников именно по этой причине.
Число удаленно занятых работников в России на ноябрь 2020 года составило более 3,5 миллионов человек (6,5%). По сравнению, к примеру, с США (более 41%), показатель по удаленной занятости в России невелик. По данным компании Ростелеком, сейчас каждая пятая российская компания сталкивается со снижением эффективности труда на удаленной работе и ухудшением финансовых результатов. Но всему ли виной удаленная занятость? Может, предпринимателям просто нужно больше опыта и времени, чтобы наладить дистанционную работу и подобрать добросовестных удаленных сотрудников – исполнительных, ответственных, ориентированных не на процесс, а на результат.